5 itens essenciais para a organização do seu evento

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Não há nada melhor que uma festa, não é mesmo? É possível juntar várias pessoas, escutar uma música, consumir algumas comidas deliciosas e bebidas interessantes, além de bater papo e muitas outras coisas.

Ao organizar uma festa, seja grande ou pequena, logo se pode identificar o quão trabalhosa é. Você já parou para pensar em como é possível garantir um evento de sucesso para um grande número de pessoas?

Quando se trata de eventos para um público geral, sejam eles gratuitos ou pagos, faz-se necessário pensar em diversos detalhes para garantir que todos os convidados estejam confortáveis e consigam aproveitar bem a festa.

Caso você esteja pensando em fazer um evento, saiba que ao ler este artigo poderá conhecer cinco itens essenciais para ter uma organização de sucesso.

 

1 – Cuide bem da divulgação

Do que adianta organizar um evento se ninguém vai? Por isso, é importante investir em algumas estratégias de divulgação para que ele tenha um maior alcance entre o público. Entre as técnicas que você pode usar, estão:

 

  • Panfletagem;

  • Anúncios em rádio e TV;

  • E-mails;

  • Propagandas nas redes sociais;

  • divulgação através de influencers.

 

Você pode usar todas essas alternativas, algumas delas ou apenas uma.

Para saber qual delas é a estratégia ideal para o seu evento é necessário avaliar qual o tipo de público que você quer que compareça, a sua idade, por qual meio eles costumam se informar, entre outras coisas.

A partir daí, basta montar um material de divulgação com base nos canais que serão utilizados para fazer a promoção do seu evento.

2 – Controle o acesso

Existem áreas do evento que, certamente, não estarão abertas ao público geral. Assim, é preciso garantir que as pessoas autorizadas a transitar livremente estejam devidamente identificadas.

Uma maneira bastante simples de fazer isso é investir em credenciais de identificação. Elas irão revelar o nome e a função das pessoas que as estão usando, de forma que os seguranças poderão fazer o serviço de liberar a passagem de maneira simples.

Para que não haja o problema de perder, é importante que também seja disponibilizado um cordão para credencial. Ele pode ser bastante simples, feito de silicone ou de algum tecido comum, caso não seja necessário fazer coisas mais elaboradas.

Porém, quando se trata de eventos de médio e grande porte, é interessante identificar a empresa que está cuidando da organização. Fazer um cordão para crachá personalizado com o nome dos organizadores pode ser uma excelente ideia.

3- Não se esqueça dos banheiros

Já pensou se você cuidar minimamente de tantos detalhes relacionados ao evento e se esquecer de colocar um banheiro para as pessoas que irão estar presentes na festa? Isso seria uma falha enorme.

Não importa se estamos falando de um evento público, privado, pequeno, médio ou grande. Disponibilizar lugares onde as pessoas possam satisfazer as suas necessidades fisiológicas é de extrema importância.

Uma boa alternativa é o aluguel de banheiro quimico para eventos. Hoje, é possível conseguir vários deles e colocá-los em pontos estratégicos do local.

A maior vantagem dos banheiros químicos é que eles são portáteis e podem ser instalados em qualquer tipo de espaço, devido ao seu tamanho bastante reduzido.

Ele também não requer grande suporte, pois basta ter alguém responsável pela limpeza do lixo e do reabastecimento de papel.

4 – Isole as áreas

Instalar um galpão pré moldado pode ser interessante para fazer um isolamento de áreas. Se for um evento com um espaço muito grande e diversas atividades, isso é essencial para dar um senso de privacidade em cada uma delas.

Isso também é importante, especialmente quando há a previsão de chuva. Esses galpões podem servir como refúgio para que os participantes do evento consigam aproveitá-lo sem se molhar muito.

O bom dele ser pré moldado é que permite uma instalação mais simples.  Além disso, no final do evento, também acaba sendo mais rápido fazer a desmontagem e removê-lo do local.

5 – Zonas criativas

É possível montar pequenas lojinhas por meio da locação de container, que pode acabar servindo como uma zona criativa. Esse material deixará o seu evento com uma decoração mais interessante e chamativa.

Por ser um ambiente pequeno e praticamente fechado, o seu uso pode se dar principalmente para pontos de organização técnica do evento, como chapelarias e guarda volumes.

Eles ainda podem ser utilizados como uma espécie de camarim, área para guardar equipamentos e mini lojinhas portáteis.

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