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As melhores dicas para organizar um evento

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Se a intenção é realizar um evento inesquecível independente do segmento, contar com o serviço de uma empresa de gestão de eventos é essencial.

Afinal, é a partir dela que todo o planejamento é elaborado e seguido até o dia de sua realização. Todas as etapas são concretizadas visando a excelência e o respeito ao orçamento do cliente.

Vantagens de contratar uma empresa de gestão de eventos

Uma empresa de gestão de eventos é responsável por todas as etapas de organização e execução, incluindo a pré-produção, o desenvolvimento e a pós-produção. Esse serviço foca no bem-estar do cliente e no objetivo final: a realização de um evento incrível.

É natural que em todo planejamento de eventos muito tempo seja gasto com pesquisas de mercado, solicitação de orçamentos e longa busca de bons fornecedores.

Tudo isso toma tempo, além de surgir diversos imprevistos no caminho. Uma empresa de gestão de eventos realizará tudo isso para seu cliente, que precisará se preocupar somente em decidir o salao de festas e verbalizar seus desejos para o grande dia.

É muito comum que em grandes eventos, como casamentos, os noivos optem por contratar uma assessoria de eventos. São muitas etapas envolvidas nesse segmento, por isso, os profissionais da empresa contratada assumem todas as responsabilidades e viabilizam os acontecimentos da melhor forma possível.

Seja em um Buffet para casamento ao ar livre ou em salão de festas, todas as etapas e desejos dos noivos serão concretizados com organização e ótima logística.

Desenvolvimento e etapas

As agências de eventos lidam com etapas de organização de festas todos os dias, portanto são muito experientes nessa área, principalmente em solucionar imprevistos.

Caso haja a necessidade de última hora de investir em toldos e coberturas, a agência providenciará tudo isso. Além disso, conhecem bem todas as etapas de produzir um evento inesquecível, contando com equipes especializadas e dispostas a fazer tudo acontecer de acordo com o briefing estabelecido entre o cliente e a agência. Esses processos incluem:

  1. Pesquisa dos melhores fornecedores e recepção deles, supervisionando a qualidade dos serviços prestados;
  2. Acompanhamento na montagem e decoração de acordo com os gostos do cliente, incluindo as mesas de Buffet, doces, Buffet de caldos ou o que o cliente decidir,  lembranças, acessórios, entre outros;
  3. Atendimento a emergências, imprevistos e possíveis crises em relação aos convidados;
  4. Supervisão das equipes de limpeza e segurança;
  5. Recepção e preparação dos clientes para sua entrada no evento;
  6. Coordenação do cronograma do evento. No caso de casamentos, controlando a hora certa da sessão de fotos, brindes de Foto Lembrança Casamento, corte do bolo, valsa, buquê, entre outros;
  7. Distribuição de adereços na pista de dança, brindes e acessórios que o cliente decidiu;
  8. Controle do serviço do buffet, bartender durante toda a festa, avaliação da necessidade dos convidados.

Serviços Adicionais e parcerias para o seu evento

Contratando uma empresa para gerir um evento, o cliente garante tranquilidade e segurança em relação a todas as etapas, já que elas estarão nas mãos de profissionais altamente capacitados para contornar problemas da melhor maneira possível.

Dessa forma, os clientes podem entregar a responsabilidade da organização do seu evento com a certeza de que ele será bem-sucedido.

Normalmente, as agências de gestão de eventos possuem equipes especializadas em comunicação. Ou seja, dentro desse serviço o cliente também conta com a preparação de todo o gráfico, além do planejamento da divulgação nas redes sociais e nas mídias tradicionais (em casos onde há a necessidade), adequando a linguagem ao público-alvo do evento, seguindo as propostas dos objetivos dos clientes.

Outra vantagem muito importante das agências de eventos, é a garantia de contratação de fornecedores confiáveis, já que a empresa geralmente trabalha com seus próprios parceiros, o que ainda pode gerar alguns descontos.

Para isso, a assessoria de eventos é uma ótima alternativa, pois os clientes contam com profissionais da área que sabem lidar com todas as situações envolvidas, evitando que os clientes sejam submetidos a situações de estresse.

As agências de eventos possuem também equipes terceirizadas, incluindo assessoria de comunicação, veículos de comunicação, serviços de limpeza, e qualquer outra necessidade, como, por exemplo, aluguel de barracas quando necessário.

Dessa forma, essas empresas realizam todos os desejos de seus contratantes, visando total satisfação. Assim, fica evidente que investir nesse tipo de serviço é apostar em empresas eficientes que facilitarão todos os procedimentos necessários para a criação de um evento, além de assegurar o cliente de que tudo sairá como ele sempre sonhou.

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