Como funciona a organização de uma feira expositiva?

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A montagem de Stands para Feiras é um serviço que envolve todo um planejamento prévio, pois é um investimento de marketing imprescindível para a empresa que quer mudar o comportamento e imagem ante a concorrência de mercado.

Por essa razão, organizar muito bem a participação e presença de uma determinada empresa nesse encontro é indispensável para conseguir alcançar os objetivos traçados.

Por conta disso, preparamos este conteúdo exclusivo com tudo o que você precisa saber sobre como funciona a organização de uma feira expositiva. Continue acompanhando o restante do conteúdo logo abaixo.

Localização do evento

O primeiro passo para organizar a feira é buscar pela melhor localização. Isso porque o encontro acontece, na maioria dos casos, em grandes galpões e espaços abertos. Sendo assim, o melhor local deve ser onde tem o maior fluxo de pessoas.

Em alguns eventos, a escolha do local pode estar relacionada diretamente com o maior valor de investimento no stand, o que permite as empresas ficarem mais bem expostas no ambiente de visitação.

Ademais, alguns eventos permitem que os expositores escolham seus locais de trabalho, mas demanda da equipe de produção ter muita atenção para escolher o ideal, onde a visitação seja a mais valorizada possível.

Partindo desse ponto de vista, muitas pessoas escolhem por itens que chamem bastante atenção dos visitantes, como o quiosque de madeira, item que confere aconchego e acomodação aos participantes da feira. Itens como esse são capazes de tomar a atenção de todo o evento, garantindo muito mais visitantes ao local.

Stand mais atrativo

As equipes de produção sempre têm dúvidas sobre como atrair a atenção das pessoas que visitam a feira expositiva. Afinal, o local é exclusivo para expor novas ideias e produtos, e por isso deve chamar atenção ao máximo.

Neste contexto, para um stand se destacar dos demais, é importante que ele conte com diferenciais e inovações que sejam capazes de atrair a atenção dos visitantes, mesmo em um espaço bem amplo, como é o caso dos galpões.

Esse diferencial pode estar na cenografia, nos brindes, nas facilidades que a empresa oferece ou, até mesmo, nas atrações que a equipe produtora escolheu para animar aquele encontro com os clientes novos.

Ainda assim, vale a pena destacar que o diferencial deve estar alinhado com o público-alvo da empresa em questão, uma vez que ela vai receber todos no stand.

Deste modo, confira alguns itens que podem atrair a atenção dos clientes durante a exposição:

  • Decoração moderna;

  • Telas LED;

  • Pergolado de madeira;

  • Espaço de recepção;

  • Ambiente amigável;

  • Área para degustação;

  • Dentre outros.

Cabe destacar que durante a escolha do melhor item, é importante ter muita criatividade para que tudo saia dentro do planejado.

Escolha de fornecedores

Sem dúvidas, essa é uma das principais etapas do planejamento de uma feira expositiva, porque os fornecedores são empresas e profissionais que trabalharão na montagem do stand, bem como a reprodução de tudo o que está no papel.

O serviço inclui equipamentos de segurança, como a luminária de emergência a prova explosão, alimentação do evento (se houver), estruturação, dentre outros itens importantes, com cancela para estacionamento.

Os organizadores, por sua vez, podem disponibilizar os fornecedores para essas montagens, o que garante também o cumprimento do prazo estipulado, sem implicar atrasos na preparação do local.

Para quem opta por contratar os próprios fornecedores, existe a vantagem de conseguir atribuir algo inovador e diferente do padrão, como a instalação de luminária de led, porém é preciso garantir que a empresa contratada possua profissionais de qualidade, com mão de obra excelente.

Meses de planejamento

Para que tudo saia dentro dos conformes, o planejamento deve ser algo de meses a fio. Ou seja, não é de uma hora para outra que o evento acontece. Todos os itens mencionados ao longo do artigo precisam ser solicitados com muita antecedência.

Ou seja, o ideal é nunca deixar para última hora os preparativos da feira – já que, além de tudo, o processo ficará ainda mais custoso ao bolso dos organizadores, uma vez que a equipe de produção pode acabar esquecendo algo importante por conta da pressa.

Neste sentido, o recomendado é que o planejamento, orçamento e fechamento de todos os contratos com fornecedores sejam feitos com, no mínimo, quatro meses de antecedência.

Deste modo, qualquer feira expositiva terá os resultados positivos, assim como o estipulado no planejamento do evento. Além disso, todos os visitantes sairão satisfeitos do local.

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