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Dicas de como montar um evento corporativo de sucesso

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Qualquer marca ou produto que pretende ganhar visibilidade e criar autoridade dentro do mercado precisa investir na elaboração de um evento corporativo.

Grandes marcas investem em eventos anuais para anunciar produtos e os novos passos da empresa, criando então expectativa nos clientes.

Existem diversos tipos de eventos que podem ser:

  • Congressos;
  • Feiras com stand vendas;
  • Worskshops;
  • Palestras e simpósios;
  • Jornadas.

Além de fazer com que a marca ou produto ganhe visibilidade e alcance, os eventos corporativos também são planejados para que o conhecimento seja disseminado, pois é o momento em que profissionais, professores, alunos e pesquisadores se reúnem para falar e debater sobre determinado tema.

No entanto, para que um evento seja um sucesso, seja um de venda de stands para feiras ou evento acadêmico é necessário o planejamento e a organização de todas as etapas, pois um evento tem grande volume de informações que precisam ser gerenciadas e arrumadas.

O planejamento é importante para que os imprevistos sejam tratados de maneira rápida e eficiente.

Assim, iremos falar de alguns pontos essenciais para que o evento seja desenvolvido com qualidade e que atinja seus objetivos que é a divulgação de produtos e serviços de determinada marca.

Planejando um evento

Organizar um evento é uma tarefa bastante complexa, afinal, é preciso pensar em muitos elementos, como o tipo de evento que será utilizado, qual metodologia será empregada, se haverá o uso de estande de vendas portatil na exposição ou de estande de vendas fixo, e quem serão as pessoas que falarão sobre determinado assunto.

Abaixo falaremos sobre algumas dicas para que o planejamento de um evento seja bastante organizado, em outras palavras, falaremos de pontos-chave para que o sucesso de um evento corporativo seja um sucesso.

Dicas de planejamento de evento corporativo

Para que um evento tenha um planejamento adequado e organizado é importante atentar-se para algumas dicas importantes como:

1. Defina um tema

Antes das definições mais operacionais do evento é de suma importância a definição do tema. O tema será responsável para conquistar o público como também para atrair fornecedores e patrocinadores.

Assim, o tema ajuda no desenvolvimento estratégico do evento. E uma das dicas para definir o tema é procurar um tema que seja atual e bastante relevante, afinal, uma temática ultrapassada não consegue atrair o público, nem patrocinadores.

Desse modo, é preciso pensar em assuntos que serão tendência nos segmentos de atuação em que o evento se especializará e disponibilizar para o público.

2. Conheça seu público

Definido o tema é hora de fazer o que se chama de pesquisa de mercado. São levantadas algumas perguntas para que as respostas possam definir a quem seu evento se dirige.

Assim, perguntas do tipo como: que áreas do conhecimento essa temática aborda? Qual a faixa etária do público? Será um evento profissional ou terá amadores e estudantes? Terá entrada gratuita ou paga? Haverá ingressos, inscrições?

Esses pontos são cruciais para que a campanha de marketing do evento possa direcionar as campanhas, anúncios, vídeos e propagandas para o público correto, gerando um alcance eficiente e com grandes possibilidades de retorno.

Importante que nessa fase de conhecimento do público haja o reconhecimento do que eles realmente querem aprender, só assim, entenderá sobre para quem é seu evento corporativo.

3. Escolha o local, datas e horários

A escolha de datas e horários dependerá de quem é o seu público. Públicos mais velhos gostam de ir em eventos mais atrelados ao feriado e aos fins de semana, públicos mais novos gostam de eventos mais a noite e semanais.

Assim, conheça o seu público e defina o melhor horário e data. Esteja atento também a realização de eventos semelhantes próximos, para que as datas não coincidam.

Já a escolha do local é mais complexa. É preciso que o local atenda todas as necessidades do evento com banheiro VIP, camarins (se possível), boa localidade e acesso ao público facilitado.

Portanto, é importante levar em consideração no local além da estrutura interna a estrutura externa que envolve: estacionamentos e localidade (se é de fácil acesso com transporte público).

Dentro da estrutura interna podemos citar controles de acesso com catraca eletrônica com biometria, bem como guaritas e locais estratégicos de monitoramento.

Se o local atende o que for realizado no evento e possuir estruturas adequadas é só fechar o negócio.

Assim, vimos que para a elaboração de um evento é importante atenção em inúmeros detalhes, e todos são necessários para que evento tenha sucesso e atinja todos os objetivos.

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