Os eventos podem ter diferentes tamanhos e portes, envolvendo formas diferenciadas de organização. Os eventos de grande porte envolvem muitos processos, assim como alguns elementos que são indispensáveis para a organização e o controle de fluxo de convidados.
Para ser um evento de grande porte, ele precisa contar com mais de 500 convidados. A partir disso, esse evento pode conhecer com milhares, e até milhões de pessoas, tornando-se um evento de mega porte.
Ou seja, isso indica que é importante pelo menos estimar a quantidade de convidados para saber de qual porte o evento será, para assim, começar a organização. Essa ação é importante tanto para a montagem do evento, como para os procedimentos de instalações técnicas, decoração, ambientação e segurança do espaço. Geralmente, podemos classificar eventos de grande porte como:
- As feiras e ações comerciais;
- As exposições;
- Os shows;
- Campeonatos esportivos.
Diante dessa grande variedade, assim como a complexidade na organização de eventos para muitas pessoas, é importante seguir algumas dicas que podem ajudar nessa realização.
A montagem do evento: ações e organização
A montagem e organização de um evento não é uma tarefa fácil, e envolve alguns pontos de complexidade. Por isso, contar com uma equipe técnica e profissional para a realização do evento pode fazer toda a diferença.
Primeiro, é importante conhecer o público-alvo e estimar a quantidade de pessoas que estarão no local. Depois, é importante verificar o local em que o evento será realizado e o tipo de evento.
Por exemplo, no caso de shows e eventos que recebem milhares de pessoas, é comum que isso ocorra em ginásios, estádios e até mesmo em parques com autorização e liberação governamental. A organização desses eventos conta com a instalação de grades de segurança, palcos e até mesmo um Cone da cet.
Esse tipo de cone é mais pesado que o tradicional, e apresenta algumas faixas refletivas com o objetivo de sinalizar de forma mais fácil a área de estacionamento de um evento, por exemplo. Além desses elementos, é possível contar com um forte esquema de segurança, assim como com a parceria de órgãos públicos locais.
Já os eventos como feiras e ações institucionais ou comerciais, podem ser menores do que grandes shows e apresentações. Isso precisa ser visto no que se refere à quantidade de empresas participantes, o orçamento e o espaço disponível para cada uma, assim como o tema do evento.
Diante disso, eventos com temas agrícolas demandam mais espaço para a exibição e mostra das máquinas. Em eventos e feiras corporativos, é comum que ocorra a contratação de uma montadora de stands. Os stands são importantes elementos de organização em eventos porque são utilizados para demarcar o espaço de cada empresa ou equipe de exibição do evento.
Existem vários modelos e tipos de stands, desde os mais simples, até os mais complexos, que podem até contar com um sistema de climatização. Por isso, podemos dizer que existe desde o stand mais básico, até os modelos em container.
Nesse caso, pode ser importante consultar uma Agência de eventos stands com o objetivo de apresentar o projeto do evento e obter orientações acerca dos tipos de stands, assim como seu processo de instalação, orçamento e manutenção.
O uso de stands é importante, sobretudo em eventos corporativos, porque contribui para que a empresa divulgue sua marca, além de servir como um elemento de suporte para a organização.
Além do uso e da importância do stand de feira, existem outros elementos complementares que podem ajudar na divulgação de uma marca em um evento.
Alguns elementos de comunicação visual
Em eventos e nas ações corporativas, é fundamental pensar na comunicação visual. Esse é um elemento indispensável para chamar a atenção dos clientes em relação a uma marca ou negócio. Por isso, existem várias estratégias de comunicação visual que podem ser utilizadas em um evento.
Por exemplo, o uso de bonecos infláveis personalizados pode ser importante para chamar a atenção do cliente acerca de um produto ou marca. É muito utilizado principalmente em negócios ligados ao setor automotivo. Além dos bonecos infláveis é possível inserir o logotipo ou logomarca em outros elementos como banners, outdoors e até mesmo realizar a montagem de painéis digitais expositivos.
Esses painéis podem variar desde uma Tela de cinema inflável preço, até um telão com a exibição de outros produtos ou anúncios, que podem ficar em pontos estratégicos dentro de um evento.
Ou seja, a organização, a montagem e a comunicação visual são elementos cruciais para o bom andamento de um evento de grande porte, além de ser uma maneira de atrair novos clientes para a empresa.