A organização de um evento é um processo tão cheio de detalhes que o perigo de deixar algo passar desapercebido é grande. É preciso lidar com lista de convidados, buffet, decoração, atrações, salão de festas… Se esquecido, qualquer item atrapalhar uma comemoração de sucesso.
De uma maneira geral, as pessoas optam por celebrar em casa ou em salões de festas, sendo que cada escolha tem pontos positivos e negativos com relação à organização e realização da festividade.
Algumas pessoas podem preferir contratar um profissional com experiência no planejamento e realização de eventos, confiando cada um dos pormenores a ele, mesmo que isso acrescente um custo considerável.
Felizmente, quem opta por se responsabilizar pelas etapas de organização, mesmo contratando salões de festas pode facilitar os processos seguindo algumas dicas, como uma forma de evitar imprevistos.
Definindo o local da festa
A escolha do espaço para festa ideal vai depender de muitos fatores, como o tipo de evento, época do ano, quantidade de convidados, horário em que se deseja celebrar e a disponibilidade financeira.
Os espaços abertos, como parques, clubes, chácaras ou fazendas são ótimos para confraternizações em épocas mais quentes. Mesmo no verão, a locação de tendas garante a segurança da festa em caso de chuvas imprevistas.
Se o evento acontecer nas épocas mais frias do ano ou no período da noite, o mais recomendado é a contratação de salões de festa fechados, que proporcionam mais conforto para os convidados.
O grande benefício do aluguel desses espaços é que muitas vezes eles incluem o buffet e a decoração nos contratos, facilitando a organização do evento. O mesmo ocorre na locação de espaço para festa infantil.
O ideal é que, assim que a lista de convidados for definida, o local do evento seja escolhido e os convites, enviados.
Estrutura completa para o evento
Decidido o local onde a festa será realizada, o próximo passo é pensar na estrutura do evento. Os serviços podem estar inclusos no contrato de salões de festas, mas em alguns casos pode ser que seja mais vantajoso contratar cada um deles separadamente.
É essencial que cada detalhe esteja descrito em contrato, para evitar problemas durante o evento ou frustrações. Alguns dos serviços considerados essenciais são:
- Limpeza do local durante e após o evento;
- Profissionais para apoio e garçons;
- Equipe de cozinha dando suporte ao buffet;
- Profissionais de segurança e organização de estacionamento;
- Sistema de som, iluminação, DJ e banda;
- Sistema de geração de energia e ar condicionado;
- Mobília e decoração do espaço para o evento.
Dentre eles, destaca-se a importância do buffet, cujas escolhas de cardápio devem ser acompanhadas e controladas, para agradar aos convidados e organizadores do evento.
Algumas opções são coffee break casamento, buffets de massas, churrascos, coquetéis com finger foods e até comidas típicas.
Pagamento os serviços
A locação de espaços/salão para festas costuma ter uma taxa referente ao local do evento ou salão de festas. Já a contratação de serviços depende da quantidade de pessoas que serão atendidas na comemoração.
Por exemplo: enquanto a decoração é definida de acordo o com as dimensões do salão, o buffet evento perfeito deve levar em conta a quantidade de convidados.
Geralmente, o pagamento das festas é feito com um sinal adiantado. Entretanto, valor e condições de pagamento são estipuladas pelos fornecedores. Nessa hora são essenciais as habilidades de negociação e a atenção ao contrato.
Dicas extras para uma comemoração de sucesso
Saber evitar imprevistos é essencial na organização de eventos, antes, durante e depois da comemoração.
Alguns cuidados ajudam a fazer com que a festa seja realmente um momento de alegria e relaxamento – e não de estresse e tensão. As principais dicas são:
- Visite o local da festa e verifique a qualidade das instalações;
- Atente-se às opções de cardápio oferecidas pelo buffet;
- Escolha atrações, como urna para sorteio ou espelho mágico fotográfico;
- Confirme a qualidade dos serviços contratados com antigos clientes;
- Busque referências e indicações de amigos e conhecidos;
- Confirme o horário limite para a comemoração;
- Invista em atrações diferentes para os convidados;
- Não se esqueça de registrar os momentos em fotos e vídeos;
- Para a lembrança da comemoração, invista em brindes personalizados.
Com todos os cuidados tomados, quando chega o dia do grande evento é hora de relaxar e aproveitar, participando de todos os momentos especiais com os convidados.
Capriche na organização, use nossas dicas e tenha um evento memorável!