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Equipamentos para eventos: critérios para escolher

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O aluguel de equipamentos para eventos é uma ótima escolha para os gestores e organizadores, possibilitando o acesso às opções mais tecnológicas e variadas.

Hoje em dia, principalmente nos grandes centros urbanos, há uma série de empresas especializadas na locação de todos os tipos de equipamentos e estruturas necessárias para diferentes tipos de eventos corporativos.

Com tantas opções, é comum que os profissionais responsáveis por organizar, promover ou gerenciar adotem certos critérios para nortear as contratações.

Geralmente a percepção de valor dos recursos de determinado fornecedor inclui aspectos subjetivos, além do melhor preço, capacidade tecnológica e cumprimento de prazos.

Entretanto, algumas empresas podem ser mais valiosas que outras, de acordo com mudanças no contexto econômico ou competitivo.

Por isso, é fundamental que a organização dos eventos esteja atenta aos seguintes critérios:

1. Capacidade tecnológica de qualidade

A realização de um evento depende da montagem de equipamentos como Box Truss, estruturas metálicas comuns em pistas de dança, tendas, palcos, pódios, entre outros. Mas, por outro lado, o sucesso do evento depende também da tecnologia.

As empresas que contam com soluções inovadoras conseguem se diferenciar dos concorrentes, com equipamentos de última geração, em bom estado de conservação e qualidade.

Isso é importante, porque as instalações multimídia são cada vez mais requisitadas nos eventos de diferentes naturezas.

Elas tornam os espaços mais dinâmicos, com o uso de projeções, teleconferências e aplicativos, divulgando os eventos e conectando os participantes.

2. Preço justo pela locação

Depois da capacidade tecnológica, o melhor preço é um critério recorrente na busca por bons fornecedores, embora não deva resumir a escolha.

Geralmente o critério relacionado ao preço é aplicado em caráter determinante quando há outras variáveis envolvidas.

Contudo, o ideal é encontrar um fornecedor de aluguel de Box Truss que tenha um preço justo, mas também a capacidade de agregar outros critérios.

3. Cumprimento de prazo

Na organização de eventos é fundamental a certeza de que as estruturas e equipamentos necessários serão recebidos na data, hora e local combinados.

Esse é outro critério, porque o atraso pode causar diversos conflitos e prejuízos, inclusive inviabilizando a realização do evento.

Portanto, diante de uma diversidade de opções, o ideal é escolher o gerador aluguel que tenha como valor de negócio o cumprimento de prazos.

4. Parceria do fornecedor para eventos

Toda contratação exige uma clareza sobre o tipo de relação que se espera, de ambos os lados, principalmente quando é o caso de uma parceria a longo prazo. É necessário sinergia de visão, um critério que pode ser uma prioridade.

As parcerias mais sólidas costumam incluir a oferta de tecnologias de última geração, além de estimular a inovação, focar em um atendimento eficiente e com uma política de preços mais favorável.

Por isso, trata-se de um critério relevante desde a locação de salao de festas, até o aluguel de equipamentos de som, iluminação ou multimídia.

5. Tradição no mercado de eventos

Existem muitas empresas no mercado que oferecem preços baixos pelos seus produtos ou serviços, mas que não emitem nota fiscal ou não cumprem as obrigações trabalhistas devidamente.

Outras abrem, funcionam por um tempo, e não adquirem experiência e fecham as portas. Por outro lado, a tradição no mercado é um critério que ajuda na escolha de empresas:

  • Responsáveis e com alta confiabilidade;
  • Que costumam oferecer um ótimo atendimento;
  • Que têm preços justos;
  • Que cumpre as obrigações sociais e fiscais.

A contratação de uma empresa de tradição no mercado pode fazer toda a diferença no aluguel de escada metálica externa, ou de outros equipamentos que exigem montagem, por exemplo.

6. Profissionalismo e especialidade

Muitas vezes é impossível encontrar o serviço perfeito, e é preciso prezar ao menos pelo profissionalismo e especialidade como diferenciais competitivos, capazes de impedir a ocorrência de falhas.

Dentre elas, é válido citar a entrega do material errado ou sem manutenção, oferecimento de gerador em mau estado de conservação, atrasos nas entregas e falta de auxílio na montagem do evento.

Os erros podem ser fatais para a organização, chegando ao ponto de impedir a realização do evento, dependendo do caso.

7. Localização dos eventos

A localização também é um critério para a escolha, então as empresas com sede na mesma cidade em que será realizado o evento podem ter uma vantagem.

A proximidade ajuda a evitar transtornos no transporte de estruturas para stand, por exemplo, além de reduzir os custos de frete. Diante da necessidade de troca de equipamentos, também pode ser mais fácil atender à tempo.

É certo que ter a consciência dos aspectos subjetivos e objetivos da percepção de valor de um serviço dá mais segurança na escolha do fornecedor ideal, ajudando em uma tomada de decisão mais rápida e certeira.

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