Empresas especializadas na organização de eventos em SP e em outras grandes cidades do país podem ser a solução para empreendedores que precisam realizar eventos, mas não tem experiência com a organização que eles demandam.
Realizar um evento corporativo é uma ótima estratégia para estreitar laços com clientes, fornecedores, empresas e funcionários. Desta forma, é possível se destacar no ramo e até aumentar os lucros do empreendimento.
Ao terceirizar as etapas da organização, contratando uma equipe especializada e confiável para isso, os empreendedores se livram de muitas dores de cabeça, e podem aproveitar melhor os benefícios dos eventos.
O local do evento
Um evento corporativo de sucesso precisa ser realizado em um local estratégico, de fácil acesso e com toda a estrutura necessária. Procurar o local ideal pode demandar bastante tempo e muita pesquisa.
Ao terceirizar a organização, não é preciso se preocupar com isso, porque a equipe responsável deve procurar a sala, anfiteatro ou salão mais adequado para o evento.
Eles devem se certificar que o local escolhido para a locação atende a todos os pré-requisitos. É preciso atentar-se para a quantidade e localidade de tomadas ou geradores, decorar o espaço e fazer de tudo para evitar problemas ou imprevistos.
A equipe
As empresas especializadas certamente contam com uma equipe de recepcionista de eventos e outros colaboradores de confiança, com experiência nas funções necessárias para a realização de feiras, palestras ou encontros de negócios.
Os colaboradores são responsáveis pelas mais variadas tarefas, e entre elas é possível citar:
- Recepção e apoio aos participantes durante o evento;
- Credenciamento dos participantes, assim como controle de entrada e saída;
- Mestre de cerimônias, responsável pela condução durante o evento;
- Serviços e organizações gerais do evento;
- Motorista executivo particular, caso haja convidados ou palestrantes;
- Segurança do evento e dos participantes;
- Entre outros aspectos.
Com certeza há no mercado equipes com especialização para a prestação destes serviços de maneira separada, a segurança seria um exemplo disso.
No entanto, as empresas de planejamento de eventos contam com processos seletivos próprios e casting para eventos em que captam os melhores profissionais para a formação do staff, com um recrutamento claro e preciso.
Os eventos precisam de bons profissionais para funcionar e atender às expectativas dos participantes e empreendedores. E uma equipe bem treinada, com boa comunicação e disposição faz muita diferença.
Plataforma de eventos
Na organização de eventos, o relacionamento com os participantes também é complexo do começo ao fim, demandando certo trabalho.
É preciso acompanhar as inscrições e pagamentos; receber trabalhos científicos, se houver; emitir certificados de participação; tirar dúvidas.
Todo esse trabalho leva bastante tempo se for feito manualmente. Por isso, muitas equipes dedicadas à organização de eventos utilizam plataformas de gerenciamento.
É possível utilizar as ferramentas online antes, durante e depois do evento, dando mais praticidade e eficiência ao controle das informações.
Equipamentos necessários
Antes do evento, provavelmente os equipamentos necessários para a organização serão computadores, impressoras e aplicativos de gerenciamento.
No dia do evento, são grandes as chances de projetores e computadores serem necessários, assim como caixas de som, microfones, mesa de som, tripé, câmeras e equipamentos de filmagem. Talvez seja preciso investir também na montagem de palcos e estruturas.
Com a organização terceirizada, todos esses itens ficam por conta da equipe responsável. Se for preciso alugar um equipamento para o dia do evento, eles também o farão.
Geralmente, empresas consolidadas contam com toda a estrutura, que apenas emprestam para os empreendedores e eventos.
Divulgação
Para que o evento seja um sucesso, atraindo ao máximo o público-alvo ideal, é preciso investir na divulgação. As empresas organizadoras contam com agência de promotores especializados para aumentar a visibilidade.
Algumas das estratégias mais populares são o marketing digital e ações nas redes sociais com a composição de uma identidade visual marcante para o evento.
Mas também é possível investir em estratégias de marketing offline, como outdoors, VTs para a TV ou spots em emissoras de rádio, dependendo da disponibilidade de investimento. Panfletos e cartões também podem ter um bom resultado.
Buffet
A presença de um serviço de buffet sempre agrada aos participantes de eventos, tornando o ambiente mais leve e a integração mais fácil.
Ao terceirizar a organização de um evento, não é preciso se preocupar com o cardápio mais adequado, e nem com a locação de utensílios e contratação de mão de obra especializada para servir aos participantes.
Novamente, todo esse trabalho fica por responsabilidade da empresa e sua equipe com transporte executivo, e cabe aos empreendedores e gestores da empresa que oferece o evento aproveitarem o coffee break.
Portanto, a terceirização da organização facilita muito todos os processos que resultam na realização de um evento bem feito. Assim, fica mais fácil alcançar os objetivos idealizados.