A promoção de eventos, sejam eles workshops, reuniões, cursos, festas, confraternizações, congressos ou outras opções, tem sido cada vez mais adotada por empresas e estabelecimentos comerciais.
Contudo, a realização de comemorações, especialmente dos de grande porte, exige muito planejamento, dedicação e criatividade.
Imprevistos ocorrem e precisamos estar preparados para lidar com eles, no entanto, um bom gerenciamento de pessoas e atividades pode reduzir desconfortos e atritos.
Passo a passo para organização de um evento
Com o intuito de te auxiliar, listamos 10 passos para a organização de eventos de grande porte.
1. Ambiente
O espaço deve acomodar a quantidade de convidados de uma forma confortável, o posicionamento do mobiliário e de outros elementos não deve dificultar a circulação de pessoas.
Além disso, a projeção sonora não deve ser prejudicada por sua estrutura. O local deve ser, preferencialmente, de fácil acesso, ou é recomendável que sejam fornecidas instruções para a chegada dos convidados.
2. Iluminação
Ela é essencial para garantir a visualização do espaço, contribuir com a decoração, gerar conforto e atribuir identidade ao ambiente.
A escolha das lâmpadas deve ser baseada em sua resistência e cores que combinem com o ambiente desejado.
Como também, seu posicionamento deve permitir que os convidados visualizem as atrações e uns aos outros, atraindo a atenção para aquilo que você deseja dar enfoque.
Lembre-se que a luz do ambiente também influencia nos registros fotográficos e filmagens. Para que essas metas sejam cumpridas, invista em uma Iluminação profissional.
3. Equipe
Sabendo a duração do evento e as atividades que nele serão realizadas, defina os tipos e a quantidade de profissionais a serem contratados.
Existem empresas especializadas no fornecimento desses serviços, mas caso prefira não contratá-las, pondere quesitos como segurança, recepção de convidados, alimentação, entretenimento e limpeza.
Por fim, avalie da qualificação desses profissionais, garantindo um negócio vantajoso e um evento seguro.
4. Som
A comunicação deve ser compreensível e chegar a todos. O Aluguel de som é bastante recorrente pois alguns dos equipamentos podem ter um valor bastante elevado, especialmente se não serão utilizados posteriormente.
Adquira um pedestal articulado para que o microfone possa ser adaptado aos diferentes usuários.
Outro fator relacionado ao som é a música. Tenha em mente seu público alvo e a identidade que pretende atribuir ao evento na hora de selecionar as trilhas sonoras.
Dependendo do orçamento disponível, vale a pena a contratação de atrações artísticas, de uma banda ou de um DJ. Caso você os contrate, tenha as músicas em um pen drive como plano B, prevenindo assim qualquer problema.
5. Refeições
A partir da definição do público é possível definir um cardápio e a quantidade de alimento necessário. Busque oferecer variedade, qualidade e combinações saudáveis.
Existem empresas de refeições coletivas que podem fornecer os alimentos prontos ou prepará-los no local, o que for mais viável.
A alimentação dos próprios funcionários também deverá ser pensada no momento de planejar os cardápios.
6. Publicidade
O sucesso de um evento depende da forma como você o divulga. Estude a melhor maneira de atingir seus convidados e a partir disso invista em redes sociais, panfletos, cartazes, e-mails ou no envio de convites.
Quanto mais personalizado o invite, mais o convidado se sentirá motivado a comparecer e a avaliar positivamente o evento.
O aluguel de um Poste galvanizado 7m pode ser ideal para fixação de cartazes ou pôster em local estratégico, com a vantagem de que o material galvanizado por ficar exposto ao ambiente sem sucumbir aos processos corrosivos.
7. Registros
A filmagem e a fotografia são essenciais para se registrar o evento. A tecnologia deve ser explorada a seu favor e novidades são sempre bem-vindas.
Se o evento estiver disposto em uma área muito extensa, você pode recorrer a um serviço de filmagem com drone para a obtenção de imagens aéreas.
8. Decoração
Ela é feita por meio da iluminação, do posicionamento dos mobiliários e da preparação da entrada, mas você também pode decorar os banheiros, investir em centros de mesa, forros para cadeira, em prendedores de guardanapo, fornecimento de objetos de festa, entre outras opções.
9. Equipamentos
Não no caso de equipamentos de som o aluguel é comum, mas também no caso de mobiliários, tendas, equipamentos de iluminação ou mesmo de um Palco locação é uma prática recorrente.
Se você não utilizar ferramentas e equipamentos após o evento, a locação pode ser uma excelente alternativa para economia de gastos.
10. Meio ambiente
A preocupação com a sustentabilidade beneficia o planeta e a avaliação do evento. Assim, o último passo da organização se trata da redução de impactos ambientais.
O descarte de lixo e resíduos pode ser pensado para que seja gerado o mínimo de impacto possível ao meio ambiente.
Instruir a equipe e disponibilizar latões para separação de lixo seco do orgânico, compra de materiais e produtos recicláveis e contratação de empresas responsáveis com o meio ambiente são boas práticas.
Valores e custos
O orçamento para um evento geralmente é apertado, principalmente quando levamos em consideração o número de tarefas e a quantidade de itens presentes na lista de compras.
Então, antes de colocar qualquer coisa no carrinho, pesquise! Faça uma busca na internet, compare preços e vantagens de cada fornecedor em potencial. Depois disso, escolha a empresa que te ofereça melhor custo e benefício.
Essas simples dicas podem te ajudar não apenas organizar um evento de sucesso, mas, também a conquistar possíveis clientes e investidores.