Organizando a entrada e saída do seu evento

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Fechar novos negócios, conquistar novos contatos e promover-se dentro do seu setor. Esses são alguns dos muitos benefícios proporcionados por feiras e eventos corporativos, e que, por sua vez, fazem com que cada vez mais empresas optem por frequentá-los.

Ao contrário do que boa parte dos organizadores pensa, isso, por si só, não é o suficiente para garantir que a ocasião será um sucesso: o público corporativo costuma ser exigente, e, assim, ele tende a esperar uma experiência incrível de todo e qualquer evento por eles frequentado.

Deste modo, para evitar conflitos com os frequentadores, é muito importante que a organização tome medidas no sentido de organizar um dos momentos mais críticos dessas ocasiões: a entrada e o credenciamento.

Confira algumas dicas importantes para se fazer isso a seguir:

  1. Guie os convidados

Como em eventos corporativos a entrada costuma ser acompanhada de um credenciamento, é comum que esse procedimento gere longas filas. Isso, por sua vez, favorece a desorganização, prejudicando a imagem do evento antes mesmo que ele comece de fato.

Felizmente, existem maneiras simples de se colocar ordem nesse momento delicado, agilizando o processo: basta usar o pedestal organizador de fila, acompanhado de fitas ou cordas que mostrem aos frequentadores a direção da espera.

Do mesmo modo, é interessante que haja placas mostrando aonde ir, evitando que os frequentadores se percam.

Vale ressaltar que, por mais eficiente que essa simples medida seja, ela, por si só, não é o suficiente: também é importante que haja funcionários de prontidão para orientar as pessoas. Do contrário, o caos pode se instalar facilmente.

  1. Proporcione uma estrutura mínima para a espera

Não é porque os frequentadores não entraram efetivamente no evento que eles não merecem uma estrutura completa para esperar que sua vez de entrar e fazer o credenciamento chegue.

Na prática, isso significa que o organizador do evento deve garantir que eles fiquem confortáveis e seguros dos efeitos do tempo, por meio da instalação de itens tais como um toldo transparente.

Vale ressaltar que, se a ocasião em questão for programada para acontecer ao ar livre, toda essa estrutura deve estar de prontidão, com ou sem previsão de chuva.

Isso pois, na hora H, é possível que o tempo não esteja bom, de modo que, se não houver um plano B, o evento estará fadado ao fracasso antes mesmo de começar. Assim, é preciso se prevenir e contar com itens como o toldo cortina, mesmo que a previsão, a princípio, seja de sol.

  1. Guie os convidados com eficiência

Desde o momento da entrada, é importante que os visitantes do evento saibam o que é permitido, o que não é e quais são os destaques da programação, bem como outras informações importantes.

Deste modo, eles já adentram a ocasião munidos de todos esses dados, o que, por sua vez, permite que eles aproveitem melhor o evento.

Mais uma vez, trata-se de algo muito mais simples do que parece: em boa parte dos casos, uma boa aparelhagem de som é o suficiente para proporcionar esse tipo de suporte.

Deste modo, é possível que um membro da equipe fique responsável por repassar todas as informações importantes, assegurando que elas chegarão a todos os seus frequentadores.

 

  1. Não se esqueça da cenografia

Tanto em eventos de particulares quanto em ocasiões corporativas, a cenografia é um elemento fundamental para o seu sucesso. Na prática, trata-se de um projeto estético que tem o poder de criar a atmosfera pretendida pelos organizadores, seja ela de diversão ou de trocas profissionais.

Devido à importância desse elemento, é preciso que ele esteja presente desde a entrada do evento até a sua saída. Assim, é interessante que o local de credenciamento tenha um bom apelo estético, com elementos como:

  • Móveis bonitos e funcionais que auxiliem a equipe;

  • Iluminação para festa;

  • Banners;

  • Colaboradores devidamente uniformizados.

Por mais que isso pareça um mero detalhe, é algo que faz a diferença na experiência dos presentes.

 

  1. Registre tudo

Por último, mas não menos importante, entradas e saídas devem ser documentadas em foto e em vídeo, juntamente com as palestras e a área dos expositores.

Isso pois, antes do credenciamento, será possível notar a expectativa dos visitantes, o que, por sua vez, gera um excelente material de divulgação. É possível, inclusive, recorrer a técnicas diferenciadas, como o aluguel de drone para filmagem.