evento de música

Dicas para organizar um bom evento musical

Planejar um evento é bastante complexo e envolve diversos aspectos que vão desde a escolha do local, contratação dos fornecedores, divulgação de evento e, claro, a estrutura.

Quando falamos de eventos musicais como shows, a organização se torna um pouco mais complexa, afinal, é preciso não somente atender o público mas também os músicos e comportar um número maior de pessoas.

Por isso, é de fundamental importância o planejamento prévio por parte do produtor. De um modo geral, os detalhes que envolvem um evento musical são variados, mas podem ser destacados os aspectos, como:

  • Logística;
  • Local;
  • Fornecedores;
  • Estruturas;
  • Equipamentos;
  • Iluminação para djs;
  • Divulgação.

Quanto maior for a estrutura do evento mais detalhes e atenção serão necessários na organização e, por isso, é importante o compromisso de todos os envolvidos para que se cumpra o cronograma do planejamento.

A fim de que imprevistos sejam evitados e que todas as etapas do planejamento sejam executadas de forma correta, é preciso contar com uma equipe de confiança e qualificada.

Neste artigo falaremos sobre pontos importantes para a organização de um evento musical, os aspectos de espaço para festa e a organização de orçamento.

Dicas para planejar um evento musical

Antes de planejar o evento em si é preciso definir o valor do orçamento.

Para definir esse orçamento é importante fazer uma lista e uma pesquisa de mercado para definir o preço médio de cada item que será necessário.

Com o preço médio de cada item é possível estipular um teto de gastos para a produção do evento, deixando uma reserva para emergências.

É importante que essa lista fique ordenada em uma planilha para que a gestão desses itens e o controle seja mais efetivo e ao alcance da mão sempre que possível.

1. Escolha o local ideal

Um dos principais elementos presentes em um evento musical é a escolha do local.

Para que a escolha seja feita é importante saber a estimativa de público. Um show pequeno, conhecido como pocket show, pode ocorrer sem problemas em alguns em lugares fechados, conhecidos como espaços para festa.

Em eventos de música maiores, como festivais, é necessário contar com espaços abertos – principalmente em arenas de exposição. Eventos maiores também trazem a necessidade de uma infraestrutura mais organizada.

Além disso, é muito importante que em espaços abertos se tenha uma atenção em alguns pontos, como a logística de apresentação de cada banda, alimentação dos artistas e para o público, banheiros, segurança e a locação de som profissional e de telões de LED.

2. Tenha uma boa equipe

Um ponto crucial para que os eventos musicais aconteçam sem problemas é contar com uma equipe de confiança e que possua pessoas com habilidades diferenciadas.

Assim, é importante fazer uma boa escolha por meio de verificação de indicações, análise de currículos e, em alguns casos, a solicitação de portfólio de determinado profissional.

É desse modo que uma equipe é formada e isso é fundamental para que o show não pare.

Divulgação do evento

Para que uma boa equipe posso trabalhar, para que a escolha do local seja garantida e para que os equipamentos sejam suficientes é de fundamental importância uma boa estratégia de marketing.

Isso porque, uma boa estratégia gera uma boa divulgação, alcança um maior público e venda de ingressos para o seu evento.

Desse modo, até mesmo dentro do evento é possível incluir acessórios que irão contribuir com a publicidade do evento, garantindo ainda um mimo para os participantes recordarem do evento e o sucesso de outras edições ou para eventos da mesma organizadora.

Nesse contexto é possível destacar o uso do totem fotos instantâneas. Na prática, esse item pode ser colocado em espaços específicos do evento e registrar fotos automáticas dos participantes, que poderão levar essas imagens impressas na hora.

Uma ideia aqui é que essas fotos também sejam compartilhadas com uso de hashtags, por exemplo, o que facilita uma ação posterior com os melhores momentos do evento.

Mais ainda, atualmente existem muitos veículos de comunicação que podem ser usados para a divulgação do evento. Além disso, esses canais também podem ser usados para contatar profissionais, como DJ para festa.

Algumas metodologias para divulgação do evento são cartazes, divulgação em redes sociais com uso de vídeos e posts patrocinados, anúncios no rádio, na televisão e também nos jornais locais da cidade.

Em alguns casos é possível contratar algumas pessoas para tratar da venda de ingressos e para ajudar na divulgação da festa, esses são os chamados promoters.

É importante também que a venda de ingresso seja facilitada tanto no site como nos pontos de venda, por isso verifique qual a melhor alternativa para a venda dos ingressos.

Desse modo, vimos que para organizar um evento musical é preciso atenção em muitos aspectos, como a identificação da estrutura, verificando se o local escolhido tem banheiro VIP e camarim, por exemplo; a escolha dos artistas; bem como uma boa estratégia de marketing para que o seu evento alcance muitas pessoas.

Só atentando para esses pontos que é possível fazer com que um show alcance o sucesso esperado.

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