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Planejando um evento corporativo de sucesso

Executar um evento é uma forma de fazer com que marcas e empresas construam sua autoridade e aumentem sua visibilidade dentro do mercado.

Além disso, um evento corporativo é essencial para que o conhecimento seja disseminado, afinal, este se torna um ambiente em que se reúnem professores, pesquisadores, profissionais e especialistas, todos com o intuito de aprender e compartilhar experiências sobre os mais diversos assuntos.

Há muitos tipos de eventos que podem ser organizados, que tem composições diferentes, como:

  • Feiras com estande de vendas portatil;
  • Congressos;
  • Simpósios;
  • Conferências e palestras;
  • Jornadas acadêmicas.

Para organizar esses eventos é necessário duas ferramentas importantes: planejamento e organização. Esses dois elementos são fundamentais para que os eventos tenham uma execução de sucesso.

Nesse artigo falaremos sobre a organização de um evento, ou seja, em como organizar uma feira com stand vendas, congressos, workshops, de forma eficiente e com sucesso.

Dicas para planejar um evento

Um evento é uma grande oportunidade para que a empresa promova seus produtos e serviços. Por conta disso, inúmeras empresas costumam realizar eventos anuais para anunciar suas ações, seus novos produtos e suas novas estratégias.

Um ponto em comum nesses eventos além da utilização de diversos componentes para organizar o espaço como display para exposição de produtos, é o planejamento acurado e preciso.

O planejamento de um evento é essencial para que sua execução seja eficiente.

Abaixo trataremos de alguns pontos cruciais para que um evento seja bem organizado:

1. Defina um tema

Para que um evento se desenvolva é de grande importância o levantamento de uma temática, ela será a base de todo o evento.

E não é por menos, o tema que será responsável por atrair um bom público e patrocinadores que ajudarão no evento seja com comida para empresas com serviço de buffet, componentes estruturais, sistemas de luz e som.

Assim, o tema precisa ser definido na etapa inicial do evento, para que este seja relevante e atualizado. Fornecedores, patrocinadores e o público não gostam de temáticas desatualizados e que não trazem nada de original.

Desse modo, deve-se escolher uma assunto atual dentro do segmento de atuação, com grande potencialidade e divulgação de atualizações importantes.

2. Entenda seu público

Tendo a definição do tema é necessário então conhecer o público do evento. Assim, é importante responder algumas perguntas: o público é jovem? O público é mais velho?

Sabendo desses detalhes é possível fazer uma estratégia de marketing bastante assertiva, de modo a atingir o público certo para o seu evento, garantindo assim o alcance esperado.

3. Defina datas, horários e o local

Tendo a temática e sabendo qual será o público é necessário escolher o local, os horários e a data. O local escolhido tem que ter um bom acesso, possuir um espaço para concentrar os stands e permitir uma boa circulação das pessoas.

Importante verificar se o local tem banheiros disponíveis, para que caso ocorra de ter uma área VIP, tenha um banheiro VIP para atender essas pessoas.

Escolha datas e horários de acordo com o seu público. Identifique os eventos semelhantes ocorrendo no mesmo período definido e escolha uma data meio termo. Procure também encaixar os feriados e fins de semana para a realização do evento.

O sucesso do evento depende de uma equipe

Organizar todas essas etapas depende de muito esforço e dedicação, e para que tudo ocorra de forma plena e eficiente é preciso uma equipe bem estruturada e que tenha uma dinâmica fluida.

Por isso, escolha as pessoas para compor sua equipe de forma bastante criteriosa. Pegue referências e currículos e use as habilidades de todas as pessoas em diferentes vertentes.

Há pessoas que se darão muito bem para a venda de stands para feiras que ajudarão na ampliação da participação no evento. Há pessoas que ajudarão a estruturar todo o sistema de logística, de convidados, professores, fornecedores e muitos outros.

Uma parte da equipe estará de forma ativa e eficiente no marketing, que é parte fundamental de qualquer evento.

Assim, vimos que para um evento de sucesso é importante uma equipe, uma temática e o conhecimento do público. Só assim seu evento terá alcance e chamará a atenção dos patrocinadores e ganhará visibilidade. Investindo de forma correta e planejada seu evento será um sucesso.

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