Para fazer a organização de um evento, seguir alguns passos é essencial para que tudo dê certo. É necessária uma programação, objetivo, ideias e colocar tudo em prática com organização.
Deve-se pensar na quantidade estimada de pessoas que irão comparecer, montar uma lista de materiais indispensável escolher um local adequado ao tipo de evento e fazer uma boa divulgação consistem em pilares essenciais.
- Existem diferentes tipos de eventos que, se forem de grande porte, devem ser devidamente organizados como:
- Formatura;
- Casamentos;
- Aniversários;
- Eventos corporativos;
- Shows;
- Palestras.
Como dito, é importante ter um planejamento do evento. Existem Empresas de Organização de Eventos Corporativos que são especializadas neste ramo.
No entanto, assim como todas as outras, é necessário que sejam avaliados fatores como local onde será realizado o evento e quantidade de pessoas antes de alugar um espaço.
As localidades mais comuns são: hotéis, centros de convenção, ao ar livre e salões de festa. Fora estes fatores, também é importante que o cliente esteja a par das funções que realizadas pela agência de eventos.
O coordenador deve preparar o evento com a equipe, definir a ordem dos entretenimentos durante o evento e esquematizar outros componentes do encontro, tais como alimentação, bebidas, lista de convidados e orçamento.
Quando contratar uma agência para organização do evento?
A principal função do planejador é garantir que tudo saia de acordo com o planejado, refletindo assim em um evento de sucesso.
É possível encontrar diversas agências de eventos corporativos em sp. Este tipo de evento geralmente conta com a presença de uma série de empresários e representantes das corporações.
Podendo ser uma convenção ou evento comemorativo, os eventos corporativos são diferentes de eventos festivos.
Normalmente contam com palestras, demonstrações, atividades dinâmicas, e por isso, necessitam de empresas especializadas nesse ramo para organizarem o encontro, fazendo toda a gestão do evento.
Um promotor de eventos, por sua vez, é responsável por coordenar a equipe, planejar, captar, promover, administrar os recursos, idealizar a realização do evento e organizar os serviços que serão prestados durante o período pelo qual foi contratado.
Cabem a ele todas as funções organizadoras e administradoras do evento. Ser promotor é trabalhar num mercado amplo de opções e práticas. Ele deve promover o evento e cuidar com responsabilidade todos os detalhes para que saia de acordo com a preferência do cliente.
É importante que o promotor tenha noções de administração, marketing, contabilidade e comunicação social para facilitar a promoção e desenvolvimento do evento.
Normalmente, um promotor trabalha com o desenvolvimento dos conceitos do evento, cria planos e organiza as documentações da festa, faz o orçamento, encontra e contrata fornecedores, funcionários e possíveis voluntários.
Além disso, também é importante que se reserve o local e os equipamentos que serão utilizados no evento, promover e fazer o marketing nas mídias e grupos de pessoas, acompanhar o desenvolvimento do evento e, se necessário, fazer arrecadação de doações ou de patrocínios.
Normalmente, o promotor também organiza listas com itens que estejam faltando. Podem ser toalhas de mesa, tapetes, fita adesiva, fita gomada ou outros apetrechos.
A fita gomada, por exemplo, pode ser encontrada na internet à venda, basta fazer uma busca com o termo fita gomada preço.
Principais cuidados antes de contratar uma agência
Desta forma, considerando todas as informações, antes de contratar agências de evento, devemos procurar por avaliações de outros clientes e informações sobre tempo de mercado, certificando a satisfação de outras pessoas que já fizeram negócios com elas.
Também devemos nos atentar a preços suspeitos para não perder dinheiro e sermos enganados por vendedores ou empresas mal intencionadas.
Se buscarmos por empresas de eventos em sp na internet, podemos encontrar diversas corporações e ver informações, fotos, vídeos e outros relatos sobre seus eventos.
Muitas pessoas contratam empresas por preços baixos na internet e acabam perdendo dinheiro. Por isso, devemos conhecer o escritório da empresa organizadora, entender como funcionam todos os processos e encontrar o máximo de dados possíveis.
Por fim, é de suma importância comparar valores e vantagens de cada agência, optando pelo local com a melhor relação de custo e benefício.
Esses cuidados extras podem te livrar de uma saia justa, além disso, garantem o sucesso do seu evento corporativo e ainda melhora a imagem da sua empresa, seja para futuros investidores ou os próprios funcionários internos.