O espaço dedicados à realização de eventos corporativos é um importante instrumento para a reunião de empresas e empresários, representantes de vendas e consultores administrativos.
A troca de experiências proporciona novas visões no meio empresarial, buscando soluções conjuntas para a crescente demanda de produtos e serviços voltados para o mercado consumidor.
A organização deste tipo de evento deve ficar a cargo de empresas especializadas, para que possam abranger os mais diferentes públicos, entre expositores e visitantes. A ambientação, a segurança, a limpeza e demais serviços, como praça de alimentação e recepção de convidados e demais pessoas interessadas.
Para todos os envolvidos, as feiras e eventos corporativos funcionam como uma ferramenta de marketing, envolvendo divulgação, publicidade e um canal de comunicação com o público-alvo, apresentando novos produtos e tendo um retorno de forma imediata, funcionando como uma pesquisa em tempo real.
Também é importante destacar a participação e formalização de parcerias empresariais, tanto entre a integração de trabalhadores representantes de uma mesma marca, como a aproximação com fornecedores e conhecimento mais abrangente do mercado.
Até mesmo como oportunidade de verificar o que a concorrência está fazendo, como uma forma de se antecipar dentro do mercado de atuação.
Eventos e posicionamento no cenário empresarial
A partir do momento que o calendário é apresentado para as empresas interessadas, é formado um escopo de todo o projeto físico, com ofertas de stand feiras em corredores específicos, para que as corporações interessadas em participar possam se programar de maneira adequada, incluindo no planejamento de negócios os custos para este tipo de evento.
O investimento sempre será aproveitado em materiais de divulgação e treinamento de uma equipe que ficará responsável pela recepção dos visitantes e pessoas interessadas na formalização de parcerias. Entre diferentes ferramentas da comunicação, muitas são bem recebidas pelos visitantes, como:
- Cartão de visita;
- Folheto informativo;
- Brindes exclusivos;
- Teste de novos produtos.
A experiência proporcionada dentro de um estande de alimentos, por exemplo, vai depender do paladar e da preferência do visitante.
Para um evento em que a temática principal é informática, é preciso manter um espaço para que a pessoa possa testar novos programas, com equipamentos apropriados, criando uma expectativa positiva até chegar ao mercado consumidor.
A apresentação visual também é importante, tanto do espaço quanto com filmes publicitários apresentados em um painel de led preço de investimento baixo, quando negociado com empresas especializadas.
Esse tipo de ferramenta traduz, de forma positiva, qualquer tipo de apresentação, mostrando na prática, mesmo que por meio de vídeo, as possibilidades que podem ser alcançadas pelo produto ou serviço oferecido ao público.
Ambiente apropriado para recepção e negócios
A mobilidade dentro dos espaços dedicados a feiras e eventos deve ser climatizada e fluida. Isso dá oportunidade ao visitantes de conhecer todos os participantes.
Para as empresas que querem dedicar um espaço para uma reunião de negócios é possível a locação de tendas com divisórias. Esse tipo de elemento é muito comum em feiras realizadas ao ar livre, por exemplo, voltadas para o agronegócio.
Para os organizadores, a preocupação deve estar voltada ao conforto dos expositores e dos visitantes, desde a recepção, a passagem pelos estandes, até o término da feira.
Por isso, é preciso dedicar espaços de descanso e áreas de alimentação, para que as pessoas possam se alimentar de maneira correta ao longo do dia.
As praças de alimentação podem ficar sob uma tenda piramidal centralizada ou em áreas dispostas com bastante espaço, mesas de apoio e cadeiras.
Nos grandes centros urbanos, os galpões disponíveis para a realização de feiras e eventos comportam estes equipamentos de maneira apropriada, inclusive com acesso a transporte público e estacionamento amplo.
Locação de equipamentos permite adequação
Preparar os espaços para que possam receber diferentes temas deve ser garantido pelos organizadores. O fornecimento de energia elétrica é essencial, logo, o aluguel de gerador para abastecimento terceirizado é importante, caso haja algum tipo de falha por parte das concessionárias.
A participação em um feira ou um evento corporativo não deve ser um ponto final. Pelo contrário, os profissionais responsáveis pela divulgação e marketing devem estar atentos a todos os passos que foram tomados, analisando tudo que aconteceu e quais os proveitos que podem ser colocados em prática.
O mesmo deve ser avaliado pelos organizadores, mesmo que seja necessário o aluguel de banheiro quimico para atender à demanda de expositores e visitantes.
A formalização de um mailing institucional é importante, pois permite receber um retorno do público visitante, enviando pesquisas por meios eletrônicos, levantando questionamentos e apurando as opiniões propostas para a melhoria ou continuidade dos produtos e serviços oferecidos.
Dessa forma, o crescimento empresarial pode se tornar uma constante, assim como a participação em feiras e eventos voltados ao público-alvo, tanto em território nacional quanto em organizações internacionais. O horizonte é amplo e deve ser explorado ao máximo.