Tirando algumas dúvidas para melhorar a estrutura do seu evento

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Como se eventos como casamentos, aniversários e formaturas já não movimentassem uma soma considerável de dinheiro, há outro tipo de ocasião que também constitui uma indústria importante: os eventos corporativos.

Sejam eles meras confraternizações ou grandes feiras, tais ocasiões acontecem com uma boa frequência, atraindo o investimento de empreendedores.

Apesar disso, quem pretende entrar nesse ramo deve ter em mente que quem frequenta eventos corporativos tem altas expectativas, ou seja, costuma ser exigente.

Na prática, isso significa que a organização de tais ocasiões deve ser impecável e profissional; do contrário, ela terá poucas chances de ter outras edições.

Quer aprender mais sobre isso? Então continue lendo e confira algumas dicas para melhorar a estrutura do seu evento e aumentar as suas chances de sucesso:

  1. Organize as filas

Em eventos corporativos, é comum que os frequentadores tenham que fazer um processo de credenciamento antes de efetivamente entrar nas dependências da ocasião.

Por mais que essa necessidade por si só não seja considerada um inconveniente, é preciso considerar que quando há muitos visitantes, ele pode gerar filas. Assim, para evitar que a espera prejudique a experiência deles, é fundamental organizá-las.

Felizmente, há muitos itens que podem ser usados com essa finalidade, tornando essa tarefa extremamente simples. É possível, por exemplo, usar o pedestal organizador de fila, junto com cordões de isolamento, para mostrar aos presentes qual é o local onde devem esperar.

Da mesma maneira, pode-se usar um sistema de senhas, método que também faz com que a vez de cada um seja respeitada.

Além do pedestal, há a opção de usar outro item: o guarda corpo de ferro, também conhecido como gradil. Trata-se de um recurso muito usado em shows e festivais, de modo a ordenar a fila e garantir que todos os frequentadores sejam revistados e tenham suas bolsas verificadas pela segurança.

  1. Isole os locais exclusivos da equipe

Em todo e qualquer evento, há uma série de espaços de apoio que são usados pela equipe, de modo a garantir a boa experiência dos frequentadores. Entre eles, estão:

  • Sala de descanso;

  • Vestiário;

  • Posto de atendimento médico;

  • Local para armazenar itens como brindes e alimentos.

Para evitar transtornos, é fundamental que tal local seja acessado apenas por pessoas autorizadas. Na prática, isso significa que é preciso impedir a entrada de visitantes.

Mais uma vez, há recursos para evitar que isso aconteça. É possível, por exemplo, usar grades de ferro para sinalizar que determinado local deve ser acessado apenas por pessoas não autorizadas.

Dependendo do espaço onde o evento for realizado, as instalações podem já contar com salas que ficam à disposição dos organizadores.

  1. Invista em uma forma de registro diferenciada

Há quem pense que o registro em foto e em vídeo de um evento corporativo não se justifica. Isso, porém, não é verdade: enquanto as imagens de confraternizações podem ser usadas em peças de comunicação interna, as produzidas em feiras de determinados setores são ótimos recursos para fazer a divulgação das edições seguintes.

Assim, é interessante contar com um profissional ou empresa de confiança para cuidar da tarefa.

Da mesma maneira, é possível usar recursos tecnológicos para que o registro seja diferenciado. Por exemplo: pode-se contratar uma empresa que trabalhe com o aluguel de drone para filmagem para obter imagens aéreas, até mesmo, em espaços fechados. Assim, o resultado é muito melhor do que aquele proporcionado por métodos tradicionais.

  1. Fique atento a áreas de risco

Quem atua no mercado de festas e eventos sabe que ele é dinâmico. Na prática, isso significa que novas tendências surgem o tempo todo, e que elas impactam fortemente o modo como eventos são organizados, inclusive no caso dos corporativos.

Nos últimos anos, a realização de ocasiões ao ar livre tem ganhado força. Trata-se de uma alternativa interessante para fazer com que eventos que normalmente seriam formais se tornem mais descontraídos, algo interessante inclusive em ocasiões corporativas.

Pese às vantagens dessa opção, também é preciso ter em mente que ela requer cuidados especiais. Por exemplo: caso o espaço que abrigará o evento tenha um local de risco, como um lago, é preciso investir em um gradil de ferro que impeça o acesso a eles, de modo a evitar acidentes.

Além disso, é fundamental ter um plano B para os dias de chuva, como um toldo de lona que esteja de prontidão para ser montado.

Felizmente, nenhuma dessas medidas requer um alto investimento: em ambos os casos, é possível recorrer a uma empresa que alugue os itens. Não há a necessidade de se contratar um serralheiro ou comprá-los.

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