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Organizando um evento de grande porte

A realização de eventos, quando envolvem grande porte, são altamente complexos, pois dependem do trabalho de uma grande equipe. Por isso, a organização, parte logística, de limpeza e de monitoramento devem ser maiores do que nos eventos de pequeno porte.

Geralmente, os eventos de grande porte comportam acima de 500 pessoas. A partir de 5 mil convidados, o evento já é considerado de mega porte. Sendo assim, é sempre importante contar com uma equipe técnica para auxiliar nesse processo de planejamento e montagem do evento.

Os eventos de grande porte são diversos, podendo ser:

  • Shows;
  • Feiras;
  • Congressos;
  • Eventos comerciais;
  • Eventos decorativos;
  • Apresentações culturais.

Diante dessa grande variedade e das particularidades que cada evento tem, é importante  compreender alguns elementos que são fundamentais para sua realização.

Eventos de grande porte: elementos fundamentais

Para compreender quais elementos são fundamentais em um evento, é importante conhecer o porte desse evento.. Um evento de grande porte geralmente envolve a montagem de uma estrutura de palco para shows, que também pode ser montada para apresentações teatrais, assim como para palestras.

A montagem do palco deve ser feita com muita responsabilidade, envolvendo a fixação de elementos metálicos e uma equipe especializada no segmento, e não somente a locação de equipamentos. Para montar as estruturas que compõem o palco, é importante ter uma equipe que entenda as normas de segurança..

Em eventos comerciais, assim como em feiras, é comum que ocorra a instalação de stands por meio das montadora de stands. Os stands são espaços destinados às empresas para sua organização, assim como para a exposição de produtos e instalação dos funcionários.

Com uma montagem prática e versátil, os stands ajudam a manter um evento organizado, além de destinar um espaço para cada empresa no local.

Outro elemento importante, principalmente em eventos de grande porte comerciais, com divulgação de produtos e serviços, é contar com a comunicação visual do local. Por isso, é importante buscar por uma Empresa de totem, que é um equipamento instalado no início dos locais dos eventos, divulgando uma mensagem aos clientes.

Além dos totens, existem panfletos, banners, cartazes e até mesmo, telões explicativos que podem ser instalados.

Ainda, para eventos de grande porte, não se esqueça de verificar em qual local esse evento pode ser realizado, pensando na segurança e na quantidade de pessoas. Por este motivo, é importante verificar se o evento irá ocorrer em um Galpão de lona, ou  em um estádio, praia, dentre outros locais.

Atenção à segurança do evento

A segurança sempre será um elemento a se atentar, independente do tamanho ou finalidade do evento. A forma de atenção varia a depender do evento, mas garantir a segurança é um elemento básico. Essa segurança pode ser garantida de várias formas, desde a presença de seguranças, até a presença de uma equipe especializada em energia elétrica no local

Em muitos locais, a inserção da energia elétrica depende de uma rede de energia que realize essa distribuição. Caso essa rede sofra algum tipo de pane ou sobrecarga elétrica, principalmente em eventos de grande porte, é importante contar com a locação de um equipamento chamado gerador.

Esse equipamento contribui para a distribuição de energia elétrica e para suprir o local enquanto a rede de energia se estabelece, isso porque esse equipamento é capaz de transformar energia mecânica em elétrica.

Existem vários tipos de geradores, e por isso é importante realizar o aluguel de gerador de energia para festas preço, verificando o tipo de gerador, sua capacidade de armazenamento, assim como os valores. Realizar a locação do gerador, garante que o evento não fique sem energia elétrica e atrapalhe a realização das atividades.

A organização do seu evento também é uma ação que ajuda a garantir a segurança do local. Por isso, muitas empresas realizam o aluguel de grades para conseguir realizar melhor o processo de organização do público, além de contar com equipe médica no local e do corpo de bombeiros.

Existem alguns equipamentos que podem ser utilizados como elementos de segurança e organização, como é o caso do Cone laranja e branco, que ajuda a delimitar um espaço.

Esses cones são versáteis, podendo indicar o local do evento, assim como organizar a entrada e saída e pontos de estacionamento. Outro detalhe importante nesse processo de organização, diz respeito às saídas de emergência que devem estar no local para garantir a saída organizada e segura em casos de emergência.

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