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Saiba como organizar um evento corporativo

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Uma empresa é composta por diversos departamentos e cada departamento tem pessoas diferentes, com funções diferentes. Há departamentos operacionais onde as pessoas ficam responsáveis por colocarem display promocional junto aos produtos.

E há departamentos mais administradores onde se cuida da gestão de pessoas, gestão orçamentária, dentre outros assuntos.

Por conta de ter diversos setores muitas vezes eles não se conversam, de modo que venha ser necessário fazer uma integração da equipe, às vezes com parceiros e quase sempre com os clientes.

E é desse modo que nós temos os famosos eventos corporativos, em que pode ser configurado como a presença de stands para feiras de negócios ou uma pequena confraternização.

Assim, o evento corporativo é uma estratégia comercial e de marketing para prospectar novos clientes e parceiros e permitir que a equipe trabalhe unida e de forma altamente eficiente.

Organizando um bom evento corporativo

Mas, organizar um evento corporativo não é nada fácil, é na verdade algo que exige um bom organizador que consegue lidar com diversas etapas do processo.

Claro que estamos falando de eventos mais importantes, que precisam de fabricação de display PDV, de stands, convidados e outros elementos.

E por conta disso é imprescindível que seja nomeado um organizador responsável por reunir as informações e fazer delegações para que todo o processo organizacional seja efetivado.

Fazer um evento tem como desafios também ser bem sucedido, isto é, engajar as pessoas que lá estão para que elas não estejam apenas obrigadas em ir, mas que sentem a necessidade de irem.

E é nessas hora que o trabalho com o planejamento é altamente importante e necessário.

No planejamento deve conter estimativas de perdas e prejuízos, estimativas de lucros, imprevistos que podem ocorrer, além de uma ótima estruturação em comunicações externas e internas, que podem tornar seu evento em um grande sucesso.

E ir além da necessidade de contratar uma montadora de stands e decoradoras.

Passo a passo para organizar o melhor evento corporativo

Como dissemos organizar um evento não é fácil, pois precisa de um alto grau de planejamento. Porém, apesar de ser complexo em sua concepção seus resultados são satisfatórios e altamente importantes para que a empresa consiga definir novos rumos e novos contratos.

Para isso fizemos um pequeno passo a passo, que podemos chamar também de dicas, para fazer com que o evento corporativo vá além do stand exposição, mas que penetre no lado emocional do cérebro do cliente fazendo com que ele seja parte da sua equipe.

Organize o seu evento de forma antecipada

Os eventos que são organizados de última hora correm o risco de saírem mais caros além de mal organizado e cheio de erros. Por isso que é importante pensar em diversas etapas do evento de forma altamente antecipada.

São pontos importantes para pensar:

  • Locação de espaço;
  • Buffet;
  • Convidados;
  • Atrações.

Assim, se cria um calendário indicando que parte será feita até o evento. Outro ponto importante é que com antecipação consegue-se fazer uma estimativa melhor do custo, não pesando o orçamento da empresa, mas o dividindo de forma adequada, para que se for preciso  alugar estandes para feiras a empresa não fica na mão.

Ter uma equipe de organização

É de grande necessidade ter uma equipe e uma pessoa responsável pela organização de eventos. Principalmente essa equipe deve ser feita por quem já tem experiência, ou então, por aqueles que conseguem lidar com fornecedores e são altamente mais organizados que o resto da equipe.

Há diversas pessoas que podem auxiliar nesse sentido, como os da área do marketing e da comunicação, já que possuem experiência em divulgação de eventos, comunicação interna e externa e todo outro tipo de ferramenta.

Tenha ideia do processo já percorrido

Um ponto importante é a criação de um checklist para conseguir verificar quais etapas já foram do processo de organização. De modo que é possível identificar onde será alocado as forças.

Assim, cada etapa a ser realizada deve ser marcada como feito dentro desse checklist, que pode ser feito tanto de maneira manual, como de forma digital em que todos tenham acesso.

Inovação é a pedida

Por fim, inove. Pense em estratégias que diferenciarão seu evento dos demais, e o que trarão para essa nova perspectiva.

Assim, vimos que apesar de ter uma organização complexa, o evento é importante e ideal para suas estratégias de vendas.

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