Casamentos, formaturas, aniversários… Ao longo da vida, há vários momentos dignos de se comemorar. Por conta disso, quando eles acontecem, boa parte das pessoas investe na realização de uma festa: a ideia é unir amigos e família para celebrar um acontecimento importante na vida de alguém.
Porém, para que o momento seja positivamente inesquecível para todos, é preciso cuidar de uma série de burocracias e detalhes nas semanas – e, em alguns casos, até nos meses – que os antecedem.
O objetivo é evitar imprevistos no grande dia e permitir que os anfitriões aproveitem a festa tanto quanto os convidados.
Quer aprender mais sobre isso? Então continue lendo e confira algumas dicas fundamentais para se organizar um evento de sucesso:
Comece a organizar com antecedência
Via de regra, quanto maior o porte do evento, maior a antecedência com a qual ele deve ser organizado.
Por exemplo: casamentos tradicionais, com cerimônia na igreja, recepção em salão de festas e uma lista de convidados extensa, costumam começar a ser montados mais de um anos antes da data pretendida.
O motivo por trás dessa antecedência é simples: os melhores fornecedores, assim como salões de festas, costumam ter a agenda lotada para os próximos meses.
Muitos, ainda têm eventos programados ao longo de mais de um ano. Isso vale para todos os serviços necessários em tais ocasiões, desde o aluguel de tendas para festas até chefs e doceiros.
Deste modo, anfitriões que começam os trabalhos de organização de uma forma mais antecipada aumentam as chances de que os melhores fornecedores do mercado estarão com a agenda disponível para atendê-los, o que, por sua vez, incrementa consideravelmente a qualidade final do evento.
Invista no controle de acesso
Seja em eventos particulares ou naqueles com fins lucrativos, organizados de maneira profissional, sempre há uma preocupação: a entrada de pessoas não autorizadas e/ou não convidadas.
Afinal, a ocasião é planejada para um número específico de indivíduos, o que significa que não há estrutura para atender mais do que o previsto.
A boa notícia é que esse é um problema relativamente fácil de resolver. É possível, por exemplo, criar uma pulseira de festa customizada, que permita aos seguranças identificar quem realmente pode entrar no local e quem deve ser barrado.
Além disso, essa solução tem a vantagem de permitir que os convidados entrem e saiam da maneira como preferirem, sem maiores problemas.
Da mesma maneira, esse item pode ser aproveitado de muitas outras formas.
É possível, por exemplo, criar uma pulseira de identificação diferenciada para menores de idade, de modo a informar automaticamente os bartenders e garçons que aquele convidado não está autorizado a consumir bebidas alcóolicas.
Tenha sempre um plano B
Eventos especiais, como casamentos e festas de 15 anos, costumam ser meticulosamente planejados pelos anfitriões: trata-se, na verdade, da realização de um sonho. Assim, não é incomum que haja um planejamento extremamente detalhista.
Entretanto, é preciso ter em mente que, na hora H, as coisas podem não ir como o planejado. Por exemplo: por mais que os noivos tenham sonhado em oficializar a união ao ar livre, pode ser que a previsão do tempo acuse chuva.
Da mesma forma, há a possibilidade de que um padrinho tenha um imprevisto e não possa comparecer, entre outros imprevistos.
Para evitar que isso gere stress desnecessário no dia da ocasião, recomenda-se fortemente ter um plano B, que possa ser colocado em ação imediatamente.
Por exemplo: quem planeja uma festa ao ar livre deve investir nas coberturas para festas e deixá-las de prontidão. Assim, em caso de chuva, ela poderá acontecer normalmente.
Ao contrário do que muitas pessoas pensam, a execução no plano B não tem necessariamente que frustrar tudo o que foi sonhado pelos anfitriões. Por exemplo: uma cobertura pode ser confeccionada nas cores do evento, além de decorada com luzes e plantas.
Escolha os fornecedores com cuidado
Quem já organizou uma festa sabe que os anfitriões dependem totalmente dos fornecedores que contratam. Afinal, eles são os responsáveis pelos elementos mais importantes da ocasião, tais como:
Comidas;
Bebidas;
Entretenimento;
Elementos de decoração.
Deste modo, caso um deles não honre o que consta no contrato, haverá grande problemas a serem resolvidos justamente no dia da festa, que deveria ser uma data de comemoração.
Felizmente, isso é prevenível: basta contratar fornecedores de confiança, desde aqueles que fornecerão a comida até o aluguel de tendas. Como empresas sérias não colocarão sua reputação em risco, as chances de problemas são menores.