Você quer montar um evento de sucesso, que ocorra tranquilamente, agrade ao público convidado e fique na memória para sempre? Listamos para você 5 ações essenciais, que te levarão ao resultado esperado!
Escolha um local adequado
A primeira ação trata-se da escolha de um local adequado. Por exemplo, para uma festa de aniversário infantil, geralmente os pais escolhem os buffets infantis.
Eventos empresariais, por sua vez, geralmente ocorrem em arenas multiuso, shoppings ou em locais montados pela própria empresa.
À exemplo deste, há as palestras que ocorrem em clubes, arenas, estádios, teatros etc. A escolha do lugar deve se basear na logística de segurança, mobilidade das pessoas – para chegar e durante o evento, acomodação dos convidados e o espaço que vai receber a ação principal do dia (palestra, show, etc.).
A segurança deve ser levada em conta!
A segurança de todos os envolvidos, é um fator essencial, pois um evento que, por qualquer falha, comprometa a integridade física das pessoas presentes, pode gerar complicações para quem o organizou e isso será exemplo de um fracasso histórico.
A situação pode ficar ainda pior se alguma imprevisibilidade, nesse quesito acontecer e você não dispor de meios para reduzir os impactos ou amparar quem foi prejudicado, prontamente. Há alguns procedimentos para que se garanta a segurança ou se possa reagir positivamente, caso ocorra algo e vamos listá-los aqui para você:
1. Distribua convites ou ingressos
O uso de convites e ingressos, além de servir para que a pessoa convidada mantenha consigo um lembrete do dia, horário e endereço do evento, serve para identificar quem tem o direito de estar presente e quem não o tem.
2. Faça um controle das pessoas que se apresentam na entrada
Pode parecer óbvio, mas é um passo essencial para filtrar as pessoas que foram convidadas ou compraram ingresso das pessoas que não. Assim, exija a apresentação do convite e do documento de identidade das pessoas que desejam entrar. Há cadernetas para eventos que podem ser muito úteis para esse tipo de controle.
3. Contrate seguranças particulares para evitar tumultos
A presença de seguranças é de vital importância, para que se mantenha a ordem, em caso de algum tumulto surgir. Se ocorrer uma briga, os seguranças estarão lá para controlar os envolvidos, por exemplo.
4. Instale câmeras de segurança no local
As câmeras podem assumir um papel extremamente importante quando se fala em segurança. Por exemplo, elas podem prevenir uma situação de perigo, apenas por sua presença desmotivar um possível infrator.
5. Use artifícios para identificar os convidados dentro do evento
Muitas vezes, são distribuídas pulseirinhas para os convidados que entram no evento, isso serve para identificar possíveis invasores que possam ter passado pela entrada despercebidos, mas, também é útil, pois possibilita a saída de algum convidado e o retorno do mesmo ao evento, sem demora.
6. Dê acessórios que permitam a identificação dos organizadores
É uma medida útil para, no caso de alguém necessitar reportar algo, se possa saber quem está participando da organização do evento.
Não se esqueça da comida!
Muitas vezes, a comida é uma das estrelas de qualquer evento, portanto, não economize na hora de escolher o que vai ter para comer!
Obviamente, a escolha do tipo de alimento depende do tipo de evento que ocorrerá e do tipo de público que irá frequentá-lo, mas dê atenção a esse tema!
Decore bem o ambiente
Você já foi a um evento e notou a presença de copos personalizados? Muitas vezes, o próprio local escolhido produz o evento e todo o ambiente vira uma extensão dele, como no caso de festas de aniversário infantil, em que a decoração está presente por todos os lados, desde os copos de plástico personalizados até o próprio bolo.
Em shows, a decoração também é parte importantíssima, para que os fãs dos artistas sintam-se no ambiente próprio da banda. A decoração, portanto, é essencial e merece atenção.
Dê lembrancinhas a quem esteve presente!
As lembrancinhas, muitas vezes, são os únicos itens que ficam de recordação para quem esteve presente, então é bom caprichar! São muito comuns itens como um bloco de anotações personalizado, que é um item barato e de grande utilidade.
Personalize os itens com fotos de acordo com o evento. Se for empresarial, use fotos da sua empresa e produtos; se for aniversário do seu filho ou sua filha, use uma foto dele ou dela; se for um casamento, estampe fotos do casal nos blocos de anotações.
O mesmo serve para os cadernos personalizados!
Agora você já sabe quais ações são essenciais para realizar um evento marcante!
É só seguir esses passos, para que você e seus convidados vivam uma experiência inesquecível!