Organizar um evento não é fácil. São muitos detalhes que precisam ser analisador e é necessário prestar atenção em todos os passos.
Além disso, dependendo do evento, as atividades a serem realizadas também são diferentes. Para te ajudar nessa tarefa difícil, separamos algumas dicas para organizar e planejar um evento impecável.
1. Objetivo do evento
Essa é a parte inicial e principal de um planejamento. Com o objetivo do evento decidido, será mais fácil organizar e pensar em todos os outros detalhes.
Por exemplo, se o foco for uma comemoração pequena, um buffet em domicílio pode resolver a questão da comida.
Agora, se o foco é profissional, talvez alugar um local adequado seja melhor.
Não deixe as ideias apenas na mente. Colocar tudo no papel pode ser muito mais fácil para organizar depois. Inclusive, fazer um checklist logo no início é fundamental.
2. Local do evento
Após a definição do objetivo do evento, está na hora de ir atrás do local. É nesse momento que se deve ter as seguintes informações:
- Quantas pessoas participarão;
- Qual é o horário do evento;
- Qual é o objetivo do evento;
- Qual é a previsão climática para o dia.
Todas essas questões podem influenciar na escolha de um lugar ideal.
Isso porque, dependendo de quantas pessoas participarão, o ambiente deve ser maior ou menor. Dependendo do horário do evento, é preciso saber se há iluminação disponível.
Além disso, de acordo com o objetivo, o aluguel de tendas pode ou não ser feito. E, segundo a previsão climática, o local pode ou não ser aberto.
A data e o horário do evento também dependerão desse tipo de escolha, inclusive do local desejado. Por isso, é uma das primeiras etapas para um evento de sucesso, seja ele uma festa ou um encontro comercial.
3. Gastronomia no evento
Alguns salões de festa já têm o serviço de gastronomia incluso. Porém, ainda assim, é necessário definir previamente o cardápio.
Dependendo do tipo de evento, pode ser que as comidas não sejam tão sofisticadas. Caso contrário, a necessidade de servir de maneira mais chique é fundamental.
Em eventos mais simples, uma ideia que é tendência no mercado é o bolo de pote de chocolate. Afinal, eles são fáceis de fazer e consumir.
Outros alimentos que são tendência são sanduíches, pastéis e mini pizzas.
4. Decoração do evento
Para que um evento seja mesmo inesquecível, é preciso que a decoração esteja de acordo com o objetivo.
Assim, uma decoração de festa bem feita é aquela que segue a ideia inicial da comemoração e consegue expressar a forma como os donos daquele momento estão se sentindo. Isso inclui desde artigos para festa até estilos de móveis.
Em eventos corporativos, espera-se uma decoração um pouco mais clean e menos clássica. Mas, isso não significa que não se deva inovar.
Muito pelo contrário. Um evento impecável é aquele que sabe utilizar novidades de forma coerente e inteligente.
5. Registrar o evento
Não basta que o evento esteja gravado na mente. Para que ele dure para sempre na memória das pessoas, ele pode ser registrado.
Para isso, contratar um estúdio de gravação e um profissional de fotografia é o mais indicado. Isso porque eles sabem como realizar esse trabalho com qualidade e de forma adequada.
6. Delimite o orçamento
É claro que tudo isso depende da quantidade de orçamento que estará disponível. Mas não se preocupe tanto! É possível organizar um evento barato, se você tiver bastante organização. É por conta disso que seguir o checklist é essencial.
Outro ponto fundamental para conseguir organizar um evento de maneira impecável é contratar profissionais especializados nesse tipo de assunto.
Inclusive, existem organizadores de eventos que acompanham todas as escolhas dos clientes, dando dicas e auxiliando, inclusive, no dia.
Checklist para fazer um evento perfeito
Quer fazer um evento correto e sem nenhuma falha? O checklist abaixo vai te ajudar:
- Defina o objetivo;
- Defina o orçamento;
- Defina a data;
- Defina o local;
- Defina o horário;
- Defina a quantidade de pessoas;
- Defina a infraestrutura necessária;
- Defina o cardápio;
- Defina a decoração;
- Defina as atrações;
- Defina o tempo de duração do evento.
Escolher corretamente fornecedores, tipos de decoração e infraestrutura é essencial.
Por conta disso, profissionais que atuam com a organização dos eventos são necessários. Eles serão o braço direito de quem fará o evento e, assim, ajudarão em todos os pontos.