O planejamento de um evento demanda uma série de cuidados, em grande parte com os equipamentos que serão utilizados para sua realização e sobre a organização do espaço como um todo.
A depender do gênero da ocasião, ainda é necessário realizar uma pesquisa prévia sobre os modelos de itens disponíveis no mercado que possam melhorar a experiência dos convidados, gerando satisfação em todas as partes.
Procurar o material para festas que esteja de acordo com o tema do evento também faz total diferença, tornando-o mais característico e personalizado.
Existem, basicamente, duas maneiras de se adquirir esses materiais: comprando ou alugando.
Para empresas especializadas na execução de festas, pode ser mais interessante realizar a compra de determinados equipamentos, já que seu uso é constante. Porém, para ocasiões mais isoladas, o modelo de locação de itens pode ser mais vantajoso.
É importante lembrar que a compra de determinados equipamentos pode exigir alguns cuidados. Esse pode ser o caso dos geradores eletricos.
Afinal, as dimensões e o tipo do produto são características que pedem grande espaço para armazenamento e manutenções periódicas, exigências que não se aplicam em um contrato de locação.
Por isso, é importante planejar com antecedência a melhor maneira de obter todos os itens necessários para o evento, garantindo que ele seja executado atendendo aos desejos do público participante.
Alguns pontos importantes
É preciso fazer algumas perguntas centrais que podem ajudar no planejamento do evento, tais como:
- Qual é o tema do evento?;
- Em qual local ele será realizado?;
- Qual o número de convidados?;
- Haverá ações de entretenimento?
- Quais equipamentos serão necessários?.
Essas perguntas ajudam a pensar de maneira mais concreta quais são as necessidades específicas do evento, de modo a oferecer o que há de melhor para o público.
Nesse cenário, é possível definir se será preciso realizar o aluguel de sofá para festa ou quais tipos de mão de obra será preciso contratar. Essas perguntas ajudam a estruturar de maneira mais fácil as etapas de diferentes tipos de ocasiões.
Após a idealização, com o tema ou o tipo de comemoração para o qual o evento foi planejado, um dos primeiros pontos a ser definido é o local de realização.
Isso porque as dimensões do ambiente devem ser conhecidas para que seja possível mensurar a demanda por móveis e decoração.
Se a ocasião for uma apresentação, por exemplo, em que há a necessidade da montagem de um cenário, é bem provável que o aluguel de palco seja feito.
Para se ter noção de qual deverá ser a medida do palco, é preciso ter, previamente, o número de participantes aproximado do evento, já que isso vai influenciar diretamente na montagem da estrutura.
Além disso, pensar na decoração do ambiente como um todo é, sem dúvida, uma das etapas mais importantes da organização.
Assim, esse ponto deve ser planejado logo de início, pois ele pode ser fundamental para a escolha de outros requisitos, tal como no momento da locação de cadeiras e mesas, em que é possível escolher os modelos que ornem de maneira natural com o ambiente.
Nesse cenário, é possível perceber a importância que um projeto prévio possui, garantindo um planejamento mais concreto e uma administração mais eficiente de um evento.
Eventos empresariais
Os eventos corporativos são maneiras eficazes de promover uma marca, realizando a comunicação visual do negócio enquanto oferece uma ocasião agradável para o seu público.
Eles podem ter diferentes finalidades, como:
- Evento corporativo interno;
- Evento corporativo comemorativo;
- Evento corporativo educacional;
- Evento corporativo promocional.
Os eventos internos são comuns para a confraternização dos funcionários, sejam eles simples, para comemorar alguma meta batida pela empresa, sejam aqueles realizados no final do ano, que antecedem as férias coletivas.
Algumas empresas optam por locar chácaras ou sítios, proporcionando um momento de descontração. Outras preferem realizar um jantar em restaurante, que pode ser um modo mais prático de reunir seus colaboradores e familiares.
Os eventos educacionais são aqueles focados em proporcionar maiores aprendizados para os colaboradores da empresa. Alguns tipos comuns são:
- Palestras;
- Treinamentos;
- Seminários;
- Workshops.
Esses podem ser realizados dentro da própria empresa, ou em locais específicos.
Quando o assunto é evento promocional, investir em patrocínio pode ser bastante oportuno para muitas empresas, pois torna a marca mais conhecida para um grande número de pessoas ao mesmo tempo.
Isso pode ser feito de diferentes maneiras, como em um contrato de aluguel de geradores de energia, em que uma empresa do segmento fornece os equipamentos para promover a sua marca durante a ocasião.
Uma feira, que comporta diferentes expositores no mesmo espaço é um exemplo prático de evento promocional.
Nesse cenário, é possível ver que a importância de um planejamento vai muito além da organização, tornando possível oferecer um evento de qualidade, independentemente da sua finalidade, oferecendo boas oportunidades e colhendo bons frutos.