De acordo com especialistas, o mercado de eventos corporativos tende a crescer no Brasil. Isso pois, pese à crise econômica, essas ocasiões tendem a ser vistas como algo estratégico por empreendedores dos mais diversos ramos, já que podem trazer novos contatos que, por sua vez, podem ser transformar em clientes, ou, até mesmo, investidores.
Apesar disso, é preciso ter em mente que a popularidade desses eventos não serve como garantia de que eles serão bem-sucedidos.
Por conta disso, quem pretende empreender nesse ramo deve sempre organizar tais ocasiões de uma forma absolutamente profissional: qualquer deslize ou sinal de improviso será notado pelo público.
A boa notícia é que, por mais que eventos corporativos sejam difíceis de se organizar, a tarefa está longe de ser impossível: basta tomar alguns cuidados para fazer com que a ocasião seja bem vista por seus frequentadores, e, consequentemente, um sucesso absoluto.
Quer aprender mais a respeito disso? Então continue lendo e confira algumas dicas para organizar um evento corporativo de primeira qualidade.
Organize a entrada e o credenciamento
Todo e qualquer evento corporativo tem uma etapa de credenciamento, que antecede a entrada no local em si. Nessa etapa, verifica-se se os presentes, de fato, estão inscritos e pagaram o valor referente à participação, para, em seguida, permitir que eles participem de todas as atividades e vejam o que os expositores oferecem.
O problema é que, no caso de eventos especialmente grandes, as chances de que esse procedimento gere grandes filas são altas. Isso, por sua vez, pode fazer com que todo o processo seja desorganizado, o que, por sua vez, torna a experiência dos participantes ruim, antes mesmo do início oficial da ocasião.
Para evitar que isso aconteça, recomenda-se que a organização invista em meios para manter essa etapa em ordem, como o pedestal organizador de fila.
Como o seu próprio nome diz, trata-se de um objeto, que pode ser feito de plástico ou de metal, que une uma série de cordas.
Deste modo, é possível delimitar o local onde a fila deve estar, garantindo que todos aguardem de uma maneira mais tranquila.
Vale ressaltar que, além do uso do pedestal, é importante que haja funcionários de prontidão em toda a extensão da fila. Assim, caso algum visitante tenha uma dúvida, ela pode ser sanada imediatamente.
Invista em foto e imagem
Tanto eventos de cunho pessoal quanto os de teor profissional costumam ser registrados por meio de foto e vídeo. No caso de ocasiões corporativas, a ideia, muitas vezes, é obter imagens promocionais, que sirvam para a divulgação das edições futuras.
Para garantir que o resultado final do trabalho será bom, é essencial tomar algumas precauções, entre elas:
Pesquisar a fundo os prestadores de serviço da área;
Conversar com clientes antigos;
Ler o contrato com atenção;
Fechar o serviço com antecedência.
Da mesma maneira, é interessante usar os recursos tecnológicos disponíveis para gerar imagens diferenciadas.
É o caso, por exemplo, do drone para filmagem: como esse aparato é pequeno e compacto, ele pode gerar registros aéreos até mesmo em locais fechados, o que, por sua vez, é muito mais benéfico para divulgar as próximas edições do que as filmagens tradicionais.
Apesar disso, é preciso ter em mente que, como esse serviço é diferenciado, sua contratação deve ser feita de modo cauteloso.
Nesse caso, a principal preocupação é garantir que um operador de drone profissional seja o encarregado de fazer os registros; do contrário sua qualidade deixará muito a desejar.
Eventos ao ar livre exigem precauções
Nos últimos anos, a realização de eventos ao ar livre tem se popularizado consideravelmente. Isso também se aplica a ocasiões corporativas: quando a ideia é fazer com que elas sejam mais descontraídas, o contato com a natureza cai como uma luva.
Ainda assim, é preciso ter em mente que esse tipo de ocasião requer um cuidado especial. O principal deles é ter uma cobertura de prontidão para ser usada, como uma tenda sanfonada 3×3: assim, em caso de chuva, ou mesmo de sol forte, é possível manter os frequentadores do local seguros e confortáveis.
A boa notícia é que isso não significa, necessariamente, investir na compra de um produto do tipo: há vários estabelecimentos que trabalham com o seu aluguel. Deste modo, é possível obter uma tenda 3×3 sanfonada, ou mesmo um modelo maior, por um valor mais acessível.