Trabalhar em uma organização de evento sem dúvidas é exercer uma atividade muito complexa e bastante detalhista, tendo ela se tornado um fator básico e fundamental para a realização de eventos de pequenos, médios ou de grande porte.
Por isso, contar com uma empresa especializada para realizar um evento, tanto na parte de organização como logística é escolha inteligente.
Nesse cenário de organização alguns detalhes devem ser levados em consideração como a quantidade de convidados e público-alvo, o local que o evento será realizado, seu aspecto decorativo, a contratação do buffet, segurança do espaço, sua divulgação no caso de eventos externos, dentre outros elementos.
Nesse artigo, vamos falar sobre dois pontos bastante importantes, principalmente, em grandes eventos: a segurança e o marketing.
Se você tem curiosidade para descobrir mais, prossiga a leitura desse artigo.
Elementos importantes para garantir a segurança
Durante a realização de um evento, um dos aspectos mais importantes refere-se à segurança do local. A segurança do local tem a ver não somente com a estrutura, mas também com os convidados e funcionários.
Um dos detalhes mais importantes quando o assunto é segurança é em relação às instalações elétricas.
É importante que o local conte com um bom suporte estrutural de eletricidade para evitar uma sobrecarga na rede por meio do cabeamento.
A instalação de um ou mais geradores em eventos (a depender do seu porte) é fundamental para garantir um suporte elétrico. Esse material é importante, pois é acionado no caso de uma pane ou queda de energia na rede que atua em sua distribuição.
O gerador consegue atuar na transformação de energia mecânica em elétrica. Sua capacidade energética dependerá do seu tamanho e a escolha de sua utilização a depender do porte do evento.
Ter esse equipamento é fundamental, mas acima disso, é contar com uma empresa que realize a manutenção preventiva e corretiva de grupo gerador.
Os geradores precisam de manutenção e análise para verificar se existe a necessidade de algum tipo de reparo de peças, para que o uso do equipamento não comprometa a segurança do local.
É fundamental que essa manutenção e supervisão seja feita por uma equipe especializada em eletricidade e em geradores.
Vale destacar a diferença entre manutenção preventiva e corretiva, já que a primeira se refere à análise do equipamento de forma periódica, antes que o mesmo manifeste um problema.
Já a corretiva, é realizada quando esse problema já existe e a peça precisa de um reparo técnico.
A importância da manutenção é:
- Aumentar a vida útil do equipamento;
- Trazer segurança ao evento;
- Garantir energia no caso de uma pane;
- Evitar acidentes.
Outro elemento importante para a manutenção da segurança no local do evento é contar com uma empresa de segurança que realize a controladoria de acesso.
Com isso, só entra no evento quem possui um ingresso, um convite ou um elemento de identificação que comprove quem ela é. Isso é importante para evitar fraudes, roubos e ações de bandidos durante a realização de um evento.
Essa ação é recomendada, principalmente em eventos de grandes porte, como em shows e grandes festas.
Elementos de comunicação e marketing para o evento
Os elementos de marketing e comunicação são fundamentais para garantir um bom público nos eventos, assim como um sucesso nas vendas. Em feiras e congressos é comum realizar a montagem de estande de vendas.
Nesse caso, ter uma boa estratégia de comunicação e planejamento de marketing são essenciais para atrair a visibilidade de novos clientes e parceiros.
É importante que o estande contenha profissionais vinculados à empresa e ao negócio e que o local conte com elementos atrativos como folders, instalação de banner e até mesmo de cartazes.
Nesse processo de exposição de um banner ou cartaz, um equipamento que pode auxiliar é o display para exposição. O display é uma peça, geralmente, em acrílico, que permite a instalação de cartaz ou panfleto de forma facilitada e exposta.
Esse elemento favorece a divulgação de uma marca ou empresa durante eventos corporativos, congressos ou feiras expositivas. Por isso, deve ser utilizado, principalmente, no caso da montagem de um estande.
Outro fator importante, no caso de eventos corporativos ou para amigos e familiares é pensar na entrega de uma lembrança para eles.
“Uma imagem vale mais que mil palavras” e a impressão de foto a laser em uma cabine de fotos pode ser uma ótima lembrança ao seu convidado de um evento especial. Se você tem interesse nesse tipo de lembrança, consulte a empresa especializada.