Quem se inscreve em um evento espera uma experiência, nada menos que, perfeita. A ideia por trás de tais ocasiões é fomentar o aumento da rede de contatos dos profissionais e empresas envolvidos, mas também é preciso primar pela presença de atrações interessantes, pela segurança e pela organização.
Como já diz o ditado, a primeira impressão é a que fica. Portanto, é de suma importância que o excelente tratamento dos participantes comece já no credenciamento, que deve ser, ao mesmo tempo, organizado, seguro e caloroso, para que todos se sintam bem-vindos.
Por mais que boa parte dos organizadores pensem que esta é uma etapa que tem tudo para ser um caos logístico, não é bem assim: há várias medidas que podem ser empregadas de modo a garantir que ele proporcione uma experiência positiva. Confira quais são eles a seguir:
Dê a devida atenção ao pré-evento
Assim como em outros segmentos econômicos, as redes sociais são amplamente usadas para divulgar eventos. Além disso, elas também servem como plataformas para fazer a sua cobertura ao público que não pôde comparecer, mas que ainda assim se interessa pela ocasião.
Estas, entretanto, não são as únicas funcionalidades proporcionadas por esta tecnologia: ela também permite um contato sem igual tanto com frequentadores já confirmados quanto com pessoas que estão interessadas em comparecer ao evento.
Assim, ela pode ser aproveitada para tornar o credenciamento mais ágil: basta manter um canal de comunicação aberto com o público, para que todos possam tirar suas dúvidas a respeito do evento, bem como dos procedimentos de credenciamento: isso fará com que o atendimento das pessoas seja mais rápido e ágil.
Crie um bom hall de entrada
Por mais que a equipe de recepção seja bem treinada e qualificada, é muito difícil que o credenciamento – e, consequentemente, a liberação de acesso – para um evento aconteça sem filas.
Assim, para evitar mal-estar entre os frequentadores, é importante projetar um local confortável para que eles esperem a sua vez. Entre os itens que podem ser usados para isso, estão:
Móveis, como poltronas e cadeiras;
Cordões de isolamento, para ordenar a fila;
Ar condicionado e ventiladores, para a climatização.
Do mesmo modo, é interessante que o hall de entrada seja uma espécie de degustação do que está por vir. Por conta disso, é importante que a identidade visual da feira esteja presente, assim como no caso dos modelos de etiquetas distribuídos ao público: essa consonância gera uma aura de profissionalismo.
Monte uma equipe de segurança
É óbvio: quem frequenta um evento quer se sentir seguro e à vontade. Consequentemente, é fundamental que os organizadores contem com um aparato de segurança robusto e que passe confiança às pessoas presentes.
O primeiro passo para isso é contar com profissionais qualificados e experientes. De preferência, eles devem ser recrutados por meio de empresas especializadas em pessoal para eventos, com indicações e experiência em ocasiões semelhantes.
Isso, porém, não é tudo: também é importante contar com um sistema de controle de entradas e saídas que funcione de forma independente ao credenciamento, de modo que os participantes do evento possam ir e vir sem maiores problemas.
Além da tradicional lista, pode-se usar a tecnologia: uma etiqueta para impressora térmica com um código de barras pode ser lido rapidamente, e, quando ela é integrada ao sistema, permite barrar ou permitir o acesso do visitante em questão de instantes.
Ainda assim, é interessante contar com seguranças de prontidão nas entradas e saídas, tanto para auxiliar frequentadores quanto para monitorar atividades suspeitas.
Use a tecnologia a seu favor
O controle de acesso, entretanto, não é a única área que pode ser beneficiada pelo uso da tecnologia: isso também se aplica ao credenciamento.
É possível, por exemplo, disponibilizar um formulário no site ou até mesmo um app que agilize o fornecimento de dados pessoais previamente ao contato com a equipe de boas vindas.
Deste modo, só é preciso confirmá-los e usar uma impressora térmica etiqueta para gerar o código de barras que identificará o participante e liberará a entrada do evento.
Não se esqueça de identificar os frequentadores
Um dos objetos de quem frequenta feiras e eventos corporativos é expandir a rede de contatos – ou, em outras palavras, fazer networking.
Por conta disso, é interessante que todos os participantes tenham o nome impresso em seus crachás, de modo a tornar a interação entre todos mais natural. Isso, por sua vez, é simples: basta ter uma impressora portatil ou mesmo escrevê-lo à mão.