A organização de eventos é uma tarefa trabalhosa e que leva tempo, para que tudo saia conforme as expectativas dos idealizadores.
A realização de eventos corporativos, como feiras, mostras, workshops, palestras e coquetéis pode ser muito benéfica para uma empresa, aproximando-a do seu público alvo e reafirmando as qualidades da marca.
Contudo, de nada adianta investir tempo e dinheiro na organização, se o evento não for bem divulgado.
A divulgação, que envolve o investimento em comunicação visual, facilita o acesso ao público-alvo e possibilita ao empreendedor alcançar os objetivos do evento.
A divulgação requer uma estratégia complexa, que precisa ser definida e realizada para que a mensagem sobre o evento chegue às pessoas certas, participantes e possíveis clientes ou parceiros.
Mídias offline e online
A principal dica para investir na divulgação de um evento é entender o seu público alvo. Desta forma, é possível saber qual é o melhor jeito de entrar em contato com ele: onde, quando e como fazê-lo com sucesso.
As mídias offline podem se mostrar bastante vantajosas para a divulgação,
dependendo do público-alvo do evento.
Já os anúncios em jornais, emissoras de
rádio e anúncios circulando pela cidade, com o uso de adesivo perfurado para carros, são algumas ideias para atingir o público em geral.
Em grande parte dos casos, a divulgação pelas redes sociais é uma estratégia eficaz para a divulgação de eventos.
Uma dica nesse contexto é utilizar redes sociais com grupos, como o Facebook ou o LinkedIn, para fazer postagens direcionadas para o público alvo.
Se a empresa tiver uma lista de e-mails, também pode criar uma estratégia de e-mail marketing, criando um canal ainda mais estreito para a divulgação do evento e da marca.
De qualquer forma, a divulgação requer bastante cuidado, pois erros comuns podem prejudicar o resultado dos trabalhos.
Atenção aos erros
É essencial que a comunicação visual adesivos, assim como todos os anúncios que envolvem a empresa e o evento, tenham um texto bem escrito, sem erros de grafia ou gramaticais.
Deslizes simples e até comuns podem fazer com que as pessoas questionem a seriedade do evento e coloquem a imagem da empresa em cheque.
Por isso, recomenda-se uma revisão cuidadosa de todos os materiais envolvidos na divulgação do evento, assim como na sua realização, de uma maneira geral.
Os principais erros que devem ser evitados na confecção de itens de divulgação e brindes personalizados são:
- Não divulgar o endereço completo, não citando cidade ou estado;
- Não divulgar o telefone completo, não citando o DDD;
- Não divulgar os horários de início e término do evento;
- Não divulgar a data completa, com dia, mês e ano.
Ao divulgar todos os detalhes sobre a realização, a organização evita dúvidas e facilita a participação dos interessados, além de criar um material com informação válida mesmo após o evento.
Importância da antecipação
Deixar tudo para a última hora é um dos principais erros, com graves consequências para a divulgação e para a organização de eventos de uma maneira geral.
Materiais como banners, camisetas personalizadas e outros itens usados para a divulgação dos eventos precisam ser preparados com muita antecedência.
Assim, é preciso ter artes e layouts prontos ou contratar profissionais para fazê-los, cotar com fornecedores, fazer orçamentos e aguardar os prazos de entrega dos materiais após as encomendas logo no início do planejamento.
Por isso, é preciso começar com alguns meses de antecedência, para ter tempo de sobra caso algo dê errado.
Vale a pena lembrar que a divulgação está totalmente ligada ao plano de marketing do evento e da empresa.
Se a ideia é fazer um evento que não precisa de inscrições antecipadas e o participante só precisa aparecer no dia, o ideal é começar a divulgação com pelo menos 30 dias de antecedência.
No entanto, se o evento está atrelado a vendas e inscrições, é recomendado começar meses antes, dando ao público o tempo necessário para amadurecer a decisão de participar ou não.
Se o que a empresa precisa é estar presente no dia a dia do possível
cliente, lembrando-o da sua existência e talvez até recordando bons
momentos envolvendo a marca, uma ideia é a distribuição de brindes
durante o evento.
O investimento em brinde corporativo criativo para presentear os participantes é a dica final para um evento de sucesso, bem divulgado e com potencial para atrair ainda mais clientes.