Como organizar festas e eventos?

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A sociedade, desde os primórdios, realiza confraternizações e festas com os mais diversos objetivos, desde celebrar conquistas e vitórias a recepcionar convidados e selar acordos. Assim, as comemorações a princípio tinham um papel mais político.

Nos dias atuais são mais utilizadas com o intuito de reunir amigos e familiares para passar um tempo de descontração juntos, mas além das festas usadas para celebrar feitos afetivos temos também as confraternizações corporativas que são usadas com o objetivos de produzir networking e serviços.

Mas a realização de festas e eventos não é uma atividade muito fácil, mas pode ser bem divertida se realizada de maneira organizada e muito bem planejada.

Para que essa aconteça sem imprevistos ou sustos e que todos os participantes possam se divertir é indicado, dependendo do porte da festa, contratar profissionais especializados nessa área que auxiliarão em todas as etapas e processos, desde a elaboração até o encerramento.

Ainda há disponível no mercado empresas de eventos que são especialistas em sua elaboração.

Dicas importantes sobre a organização

Quando a celebração ocorrer em ambientes corporativos, normalmente são conduzidos por profissionais na área de eventos e em locais específicos, mas, mesmo assim, alguns aspectos são importantes e precisam ser definidos antes de dar início à organização. Sim, aqui estamos falando do planejamento que consiste em:

  1. Pensar no objetivo principal do evento, o público que irá participar, o tema, a duração, o tipo de comidas e bebidas que serão servidos e também o local para festa de confraternização;
  2. Após definidas essas métricas é o momento de fazer uma pesquisa de preço e qualidade no mercado, e inserir todos os valores em uma planilha de custos;
  3. Realizar a contratação dos fornecedores e da mão de obra qualificada, se for necessário;
  4. Elaborar a divulgação, lista de convidados e os convites;
  5. Acompanhar todo o processo de montagem e organização do evento;
  6. Realizar o evento.

Além dos processos citados acima, algumas etapas precisam de um planejamento e destaque maior, como a locação de espaço, nesse momento é preciso saber se a capacidade do ambiente comporta e aloca todas as pessoas que poderão comparecer, se esse possui estrutura caso seja necessário realizar a montagens de ambientes e palcos, por exemplo.

E, também se possui uma boa localização, com fácil acesso para os convidados. Com essas análises e ponderações o aluguel de espaço para festa pode ser realizado de forma segura e sem preocupações futuras sobre a realização do evento.

Comes e bebes

Todo evento é acompanhando de refeições que são, na maioria das vezes, um ponto que pode elevar ou não a qualidade da festa. Assim, os buffets e fornecedores de alimentos e bebidas devem ser bem planejados.

Cada tipo de evento exige um determinado modelo de cardápio que podem ir desde o coffee break simples ao mais requintado. O que vai determinar qual a melhor opção são dois fatores simples: duração e tipo de evento.

Se for uma reunião de amigos e familiares, às vezes, nem é necessário realizar a compra de alimentos é, viável fazer os aperitivos e bebidas, mas se optar por uma refeição podem ser lanches ou refeições mais simples.

Já para eventos grandes é importante servir mais de um tipo de refeição e opções de bebidas, visto que o público é maior e mais diversificado.

Em alguns eventos é possível provar os cardápios oferecidos e realizar a melhor escolha, isso é um processo simples de averiguar e assegurar a qualidade dos alimentos e bebidas oferecidos.

Vale ressaltar que, em todos os planejamentos e contratações, é preciso realizar uma pesquisa para certificar que os fornecedores e empresas contratadas possuem credibilidade e confiança no mercado, para que o que foi vendido seja fornecido ao contratado dentro do prazo e cumprindo com as demandas presentes nos contratos.

Essa é uma das formas de prevenir incidentes e preocupações com prazos e qualidade dos produtos e equipamentos.

Como apresentado anteriormente, realizar toda a organização de um bom evento não é uma atividade simples, muito pelo contrário, ela requer tempo, planejamento financeiro, organização e cumprimento de prazos, ou seja, trabalho e muita dedicação.

Mas todo o esforço é recompensado pelo resultado final no qual os convidados (público-alvo) saem satisfeitos e os objetivos e metas propostos para o evento são atingidos.

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