A realização de um evento, qualquer que seja sua finalidade, demanda um planejamento prévio para que tudo possa ser produzido de maneira adequada. O desenvolvimento de uma planilha orçamentária, determinando os custos com mão de obra, matérias-primas, localização e serviços terceirizados é essencial.
O sucesso de um evento, seja ele pequeno ou grande, está na organização sensata e que todos os participante, entre expositores e visitantes, estejam satisfeitos.
Há vários modelos de eventos que podem ser realizados, atingindo públicos diversos e apresentações variadas. Entre os muitos exemplos, podemos destacar aqueles que atendem áreas específicas, como:
- Corporativos;
- Esportivos;
- Culturais;
- Educativos.
As feiras de livros, encontros cinematográficos, reuniões empresariais, palestras, entre tantos outros, podem ser considerados eventos, em maior ou menor proporção. O mais importante, em qualquer um deles, é oferecer um ambiente agradável, com atividades que estejam relacionadas com as finalidades propostas.
Direcionamento de público usa comunicação visual
O interesse do público em relação aos eventos é variável, dependendo das apresentações que vão acontecer. Em um festival de música, por exemplo, o estilo vai determinar quais pessoas estarão presentes.
Para evitar qualquer dúvida, a própria montagem do local pode indicar os músicos e bandas que se apresentarão durante o festival musical. O portico de entrada evento pode ser construído com elementos que determinam se as apresentações serão do estilo sertanejo, rock, música popular brasileira, samba e pagode, entre tantos outros.
A bilheteria deve contar com uma lista de apresentações, com horário aproximado de início, apresentação de artistas e o término do evento. A divulgação por meio de mídias como jornais, revistas, programas de rádio e TV devem entrar no orçamento de marketing.
No espaço interno, a arena para a recepção do público deve ser adequada para garantir a segurança de todos. O palco deve ser montado em uma área específica para a entrada e a saída de animadores e artistas que irão se apresentar durante o festival.
A passagem entre o camarim e o palco pode ser coberta por túneis infláveis, que servem como proteção contra a luz do sol ou a água da chuva. Esse tipo de equipamento é versátil, podendo ser movimentado mesmo montado, desde que esteja com equipamentos apropriados.
Personagens tomam forma em elementos visuais
Os organizadores de eventos não podem restringir a divulgação, aproveitando todo tipo de ferramenta de comunicação para informar a realização com data, horário e local de forma clara.
A criação de um personagem pode ser uma saída criativa, permitindo a interação via redes sociais e em momentos oportunos. Essa solução pode render lucros caso sejam fabricados bonecos infláveis e serem colocados à venda em lojas exclusivas e no local do evento.
A criação de um personagem relacionado ao tema do festival de música permite diversas possibilidades de divulgação, com interação e até mesmo o emprego na decoração e outras ferramentas de comunicação.
As parcerias são fundamentais para que a organização seja adequada e alcance o patamar de qualidade e expectativa em relação aos expositores, artistas e visitantes. Com a formalização registrada entre empresas, organizações e poder público, é possível colocar à disposição um display take one para acomodação de folhetos para pessoas interessadas.
Solicitação de apoio para segurança pública de evento
Os custos pra a organização de um evento são variáveis, assim como a lucratividade que ele pode refletir. Por isso todos os cuidados devem ser tomados, como contratação de profissionais para a área de segurança e limpeza.
A localização deve atender normas técnicas, com acessos de saída de emergência e direcionamento de entrada e saída com o uso de grade de protecao fixa, permitindo uma circulação coerente de pessoas.
Além de profissionais terceirizados, dependendo do tamanho do local para recepção dos visitantes, expositores ou artistas, é necessário solicitar uma licença dos órgãos públicos, inclusive a segurança de policiais. Esse tipo de cuidado deve ser lembrado desde o início, para que não haja nenhum empecilho para a realização do evento.
O controle do trânsito deve ser feito com o uso do cone da cet (companhia de Engenharia de Tráfego), direcionando os veículos para bolsões de estacionamento e impedindo o engarrafamento na região.
Com a ajuda do poder público, a segurança de expositores e visitantes é reforçada. A coordenação no trânsito local e o direcionamento correto dos participantes evita tumultos e acidentes.
Por fim, vale ressaltar que algumas atividades podem ser aplicadas durante o evento, para que o engajamento com o público tenha uma interação adequada. A distribuição de brindes e a publicação em redes sociais em tempo real aumenta o interesse e, em um próximo encontro, reunirá muito mais participantes.