A organização de um evento, seja um show, uma palestra, curso, um workshop, congresso ou um evento social, independentemente do tamanho e da duração, requer muito planejamento quanto a estrutura (mesmo em pequenos detalhes, como um pedestal articulado), dedicação, adaptabilidade e criatividade.
Os eventos envolvem uma série de profissionais e diferentes tipos de público, além de requererem o orçamento e a compra de diversos materiais para a sua realização.
A indústria de eventos no Brasil, movimenta milhões de reais a cada ano: envolve aluguel e manutenção de espaços, contratação de fornecedores, empresas do ramo de alimentação, compra de equipamentos eletrônicos, artigos de decoração, contratação de atrações.
Há empresas especializadas na produção e no gerenciamento de eventos mas, se você está disposto a investir seus recursos em outras demandas, é possível organizá-lo sozinho e com sucesso se souber planejar.
Atualmente, é cada vez mais frequente que empresas invistam na produção de eventos, para capacitação e treinamento de seus profissionais, divulgação de seus serviços e produtos, confraternizações de equipe ou comemorações especiais.
Realize um planejamento completo
É normal que surjam dúvidas sobre variados aspectos da promoção do evento, e uma delas, bastante comum, é: quais materiais comprar para promover o evento? Antes de responder a essa pergunta, é preciso se questionar:
- Quais os objetivos do evento?
- A que tipo de público está direcionado?
- Quantas pessoas estarão presentes?
- Qual a sua duração?
- Onde será realizado e quais as vantagens e desvantagens que o espaço me oferece?
- Qual o meu orçamento e quanto dele poderei destinar à compra de materiais?
Todas essas questões, influenciam na decisão da aquisição de materiais. A depender da quantidade de pessoas, os equipamentos de som irão variar.
Da mesma forma, os objetivos e o perfil dos convidados, influenciam no tipo de ambiente que se pretende criar e, a iluminação, a ausência ou a presença de equipamentos de som também serão distintos a cada caso.
A duração do evento e o local de realização, também são informações importantes para definir algumas compras. A partir do orçamento disponível e da resposta a essas questões, você pode começar a planejar o que irá comprar.
Não se esqueça: durante a avaliação dos produtos e equipamentos, fatores como; redução de custos, sustentabilidade, durabilidade e necessidade de manutenção, devem ser avaliados.
Compare preços dos fornecedores, consulte as avaliações dos produtos, faça testes quando possível e sempre compare os valores aluguel e da compra do material.
Quais itens utilizar no evento?
Confira agora algumas sugestões de quais materiais comprar para produzir um evento:
Equipamentos sonoros
Para a comunicação e a apresentação de atrações artísticas, um bom equipamento de som é necessário. Portanto, ao listar os materiais necessários para a produção, não se esqueça de incluir os itens: caixa de som, microfone e pedestal para microfone.
A amplitude e a qualidade sonoras, devem ser levadas em consideração na escolha dos três materiais citados. Para eventos, o pedestal articulado é uma excelente opção.
Além de ser adaptável aos convidados que o utilizarão, evita que as vibrações que interferem na emissão sonora passem ao microfone e gerem desconforto aos ouvintes.
2. Papel manilha
A sustentabilidade é um fator que dirá muito, a respeito das propostas e dos compromissos de quem o promove.
Durante todo o processo de organização do evento e, principalmente, após seu fim, quando serão realizados os descartes, deve-se optar por produtos e práticas que exerçam impacto ambiental mínimo.
Sendo assim, o uso do papel manilha, papel reciclado utilizado principalmente para embrulhos (também chamado de papel jornal), é uma alternativa recomendada. Além disso, é um dos papéis mais econômicos disponíveis no mercado, apresentando, portanto, um alto custo-benefício.
Diversificação é a palavra que define o papel manilha onde comprar, cores disponíveis, rendimento e medidas: todos dados muito variados. Assim, pesquise bastante antes de escolher o fornecedor e o tipo dessa folha.
3. Refeições
A garantia de refeições coletivas em eventos, é essencial. Quase todos os eventos promovem lanches, almoços ou jantares aos convidados. Porém, não só nos convidados se deve pensar: não se pode esquecer das equipes de funcionários dos eventos.
É preciso pensar em um cardápio variado – a fim de tentar agradar a todos – uma vez que, exigirá possivelmente o maior investimento, além do aluguel do local, e que seja saboroso.
Além disso, deve haver um planejamento muito bem feito, para calcular a quantidade de comida a ser comprada e oferecida.
Felizmente, quando a empresas de alimentação coletiva SP não deixa a desejar: há uma enorme quantidade dessas empresas que garantem esse serviço, por isso, entre em contato com especialistas.
Embora, você mesmo possa tentar se organizar nessa área, as empresas do ramo são a melhor opção, por contarem somente com profissionais qualificados e terem experiência, tanto no planejamento, quanto na produção e no servimento das refeições.
Além disso, fornecem todo o material para a execução do serviço, permitindo que você direcione seu tempo e foco em outras questões.